Cập nhật 31/03/ 2022
Tiện ích bổ sung Zoho Mail là sự tích hợp giữa Zoho Mail và các dịch vụ Zoho khác như Zoho CRM hoặc Zoho Recruit, v.v. Điều này cho phép bạn theo dõi thông tin liên lạc qua email giữa một liên hệ / khách hàng tiềm năng cụ thể trong CRM hoặc các giao dịch email giữa nhà tuyển dụng và ứng viên tiềm năng. Tiện ích bổ sung Zoho Mail chủ yếu phụ thuộc vào địa chỉ email, sử dụng mà Tiện ích bổ sung Mail được định cấu hình. Bạn cần định cấu hình Tiện ích bổ sung Mail trong Dịch vụ Zoho tương ứng trước khi có thể xem các thư từ trong Zoho CRM hoặc Zoho Recruit.
Khi bạn định cấu hình Tiện ích bổ sung Mail của mình trong Zoho CRM hoặc Zoho Recruit, bạn có thể chọn tài khoản được lưu trữ trên Zoho của mình hoặc bất kỳ tài khoản POP nào được định cấu hình trong Zoho Mail. Nếu tài khoản của bạn không được lưu trữ bằng Zoho, bạn có thể định cấu hình tiện ích email của mình- bằng cách định cấu hình tài khoản bên ngoài của bạn dưới dạng POP trong Zoho Mail. Tuy nhiên, Zoho Mail không thể được sử dụng làm ứng dụng khách IMAP và không thể định cấu hình các tài khoản bên ngoài qua IMAP.
Khi định cấu hình Tiện ích bổ sung Mail, bạn có thể chọn bất kỳ tài khoản nào được liệt kê trong phần Cài đặt Thư của Zoho >> Tài khoản Thư.
Nếu miền của bạn được lưu trữ email bằng Zoho, bạn có thể định cấu hình trực tiếp tài khoản được lưu trữ trên Zoho dưới dạng tài khoản Tiện ích bổ sung Thư trong Zoho CRM. Hơn nữa Zoho Mail cung cấp các tính năng POP / IMAP và Active Sync, cho phép bạn gửi / nhận email từ webmail hoặc bất kỳ ứng dụng email nào và mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa với tài khoản Zoho CRM của bạn.
Nếu miền của bạn được lưu trữ bằng Zoho, bất kỳ email nào bạn gửi từ Zoho Mail sẽ được tự động liên kết với các địa chỉ liên hệ / khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM. Nếu bạn gửi email từ Zoho CRM, các email sẽ có sẵn trong các ứng dụng email khác như Outlook / Thunderbird / iPhone, v.v. Các email của bạn sẽ được đồng bộ hóa trên các thiết bị bạn sử dụng.
Khi bạn gửi email từ Outlook / iPhone, v.v. từ các tài khoản được lưu trữ trên Zoho, một bản sao của email sẽ tự động được đặt trong thư mục Đã gửi của bạn và do đó được liên kết liền mạch với khách hàng tiềm năng / liên hệ Zoho CRM của bạn. Tương tự, các email cũng sẽ có sẵn trong các thiết bị khác, nếu bạn sử dụng IMAP / Active Sync.
Nếu miền của bạn được lưu trữ với bất kỳ nhà cung cấp nào khác, bạn có thể định cấu hình tài khoản của mình qua POP trong Zoho Mail. Khi bạn định cấu hình tài khoản bên ngoài của mình dưới dạng POP trong Zoho Mail, thư sẽ ở trong giai đoạn tìm nạp và các email sẽ xuất hiện trong Zoho Mail theo lô dựa trên cài đặt truy xuất POP của bạn. Dựa trên kích thước của hộp thư, có thể mất từ 1 đến 3 hoặc 5 ngày để tìm nạp tất cả các email vào tài khoản POP của bạn.
Theo mặc định, nếu bạn có Tiện ích bổ sung Mail, người dùng sẽ là người dùng cá nhân đối với Zoho Mail và tổng dung lượng có sẵn cho tài khoản là 5GB (bao gồm cả tài khoản POP).
Hiện không thể truy xuất email qua IMAP từ các tài khoản được lưu trữ bên ngoài.
Email được gửi từ Zoho CRM / Thư:
Nếu bạn đã bật Tiện ích bổ sung Mail, trừ khi bạn gửi hàng loạt email từ CRM, các email sẽ được gửi dựa trên cấu hình 'Địa chỉ Email' của bạn trong phần Gửi Thư trong Zoho Mail. Điều này áp dụng khi bạn gửi email từ Tab Thư trong CRM hoặc từ Zoho Mail.
Bạn có thể định cấu hình địa chỉ email của mình để sử dụng máy chủ SMTP tùy chỉnh để gửi email từ Zoho CRM (tab Thư). Dựa trên hoạt động của máy chủ SMTP của bạn, một bản sao của email sẽ có sẵn trong máy chủ Thư đi của bạn. Những email này thường không có sẵn trong các ứng dụng khách POP khác mà bạn có thể sử dụng Outlook / Thunderbird.
Bạn có thể sao chép thủ công địa chỉ của mình bằng cc hoặc bcc, để nhận bản sao của các email đã gửi trong các ứng dụng email khác hoặc máy chủ của riêng bạn.
Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình địa chỉ email khác của mình để gửi email bằng máy chủ Zoho SMTP. Khi bạn sử dụng máy chủ Zoho SMTP, các giới hạn gửi đi của Zoho Mail sẽ áp dụng cho địa chỉ. Những người nhận đã đọc email, trong một số ứng dụng khách như Outlook, có thể thấy thẻ 'Thay mặt cho' được gửi cùng với địa chỉ Zoho của bạn.
Khi bạn gửi email từ Zoho Mail theo một trong hai cách, tới người liên hệ / khách hàng tiềm năng hiện có của bạn, email sẽ tự động được liên kết với người liên hệ / khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM. Bản sao của email sẽ có sẵn trong thư mục Đã gửi của CRM.
Nếu bạn đang sử dụng nhà cung cấp bên ngoài và sử dụng tài khoản POP cho tiện ích bổ sung Mail, các email bạn gửi trực tiếp từ nhà cung cấp của mình sẽ được truy xuất qua POP trong Zoho Mail và do đó sẽ có sẵn trong Hộp thư đến trong Zoho Mail. Đây là tính năng POP mặc định.
Bạn có thể tạo một bộ lọc trong Zoho Mail để tự động di chuyển email vào thư mục Đã gửi của bạn. Chỉ sau khi bạn di chuyển email, chúng sẽ hiển thị bên dưới email "Đã gửi" trong Zoho CRM.
Khi bạn đã tạo bộ lọc, các email đến Hộp thư đến của bạn với địa chỉ từ là địa chỉ email được chỉ định sẽ được chuyển trực tiếp đến thư mục Đã gửi.
Khi bạn gửi email từ một ứng dụng khách khác như Outlook, những email đó sẽ không có sẵn để tải xuống POP đối với các ứng dụng khách khác, vì đây là tính năng POP mặc định. Trong trường hợp này, để truy xuất các email đó, khi bạn gửi email từ các ứng dụng email khác, hãy thêm địa chỉ email của riêng bạn trong Cc hoặc Bcc để truy xuất các email đó trong Zoho Mail.
Bạn cũng cần thiết lập bộ lọc email để tự động di chuyển những email như vậy vào thư mục Đã gửi. Chỉ những email trong thư mục Đã gửi mới được coi là email ‘Đã gửi’ trong phần Danh bạ / Khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, nếu bạn đang lưu trữ tài khoản của mình trong Zoho, khi bạn gửi email bằng bất kỳ ứng dụng email nào, bản sao của email sẽ tự động có sẵn trong thư mục Zoho Mail Sent mà không có bất kỳ giải pháp nào khác.
Nếu tài khoản bên ngoài là tài khoản máy chủ trao đổi, nó cũng cần được định cấu hình thành POP trong Zoho Mail. Tính khả dụng của quyền truy cập POP vào tài khoản của bạn cần được kiểm tra với quản trị viên email của bạn.
Khi người dùng định cấu hình tài khoản Exchange (hoặc bất kỳ tài khoản Email nào khác) dưới dạng POP, Zoho Mail không thay đổi trạng thái của thư trong Exchange.
Đây là tính năng của một số phiên bản máy chủ Exchange, với các cấu hình nhất định, để đánh dấu các email được truy xuất RETR là Đã đọc. Bạn có thể tham khảo bài viết này của hoạt động Microsoft của Exchange Server.
Bài viết KB của Microsoft đề cập đến phiên bản Exchange là 2000. Tuy nhiên, tính năng này dường như giống nhau trong các máy chủ 2003, 2007 và Office 365 cũng vậy.
Khi email được truy xuất qua POP (bởi bất kỳ máy khách nào), máy chủ Exchange sẽ đánh dấu chúng là Đã đọc, dựa trên một số cấu hình.
Do đó, bạn có thể kiểm tra với Microsoft để biết bất kỳ bản sửa lỗi hoặc bản vá nào gần đây có sẵn cho sự cố để giải quyết vấn đề này. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng Plugin Zoho CRM Outlook, thay vì trên Tiện ích bổ sung Mail.
Bạn cũng có thể nhận được sự trợ giúp của Quản trị viên Exchange của mình và định cấu hình các quy tắc trong tài khoản Exchange / Tài khoản được lưu trữ trên miền khác để tự động chuyển tiếp email đến các tài khoản Zoho Mail tương ứng. Exchange cũng cung cấp một tùy chọn để chuyển tiếp các email Đi, sử dụng tùy chọn này, bạn cũng có thể nhận email được gửi từ bất kỳ ứng dụng khách nào khác trong Zoho Mail.
Nếu bạn chỉ muốn truy xuất các email mới trong Zoho, hãy chọn tùy chọn 'Kích hoạt POP từ bây giờ trở đi' trong ứng dụng Gmail / Google. Bằng cách này, các email đến từ bây giờ sẽ được truy xuất trong Zoho Mail. Nếu bạn chỉ muốn truy xuất các email của một tháng trước, hãy sử dụng chế độ gần đây trong Zoho Mail.
Nếu không, bạn có thể kích hoạt POP cho tất cả các email trong Gmail, thao tác này sẽ truy xuất tất cả các email từ tài khoản của bạn qua POP. Tham khảo tại đây để biết tài liệu chi tiết của Google về hoạt động POP của Gmail / Google Apps.
Khi người dùng định cấu hình tài khoản Gmail hoặc Google Apps dưới dạng POP trong Zoho Mail, đối với một số tài khoản, việc tìm nạp email có thể dừng lại sau một thời gian. Điều này xảy ra khi Google Apps khóa quyền truy cập POP của email và ngăn không cho tải xuống thêm qua POP. Bạn cần sử dụng tùy chọn Mở khóa Captcha để bắt đầu truy xuất email.
URL cho Mở khóa Captcha là https://www.google.com/accounts/DisplayUnlockCaptcha. Nếu bạn chưa phải là người dùng đã chuyển đổi, bạn cần sử dụng url và thay thế tên miền của mình trong url: https://www.google.com/a//UnlockCaptcha.
Ví dụ: Đối với miền zillum.org, URL để Mở khóa Captcha sẽ là https://www.google.com/a/zillum.org/UnlockCaptcha
Đôi khi, ngay cả khi bạn Mở khóa Captcha, các email có thể không được tải xuống. Lý do có thể là số lượng email trong hàng đợi POP trong Gmail của bạn. Bạn có thể cần chuyển sang chế độ gần đây hoặc thay đổi cài đặt của mình để xóa thư khỏi Hàng đợi máy chủ để bắt đầu nhận email.
Khi người dùng định cấu hình tài khoản Gmail hoặc Google Apps dưới dạng POP trong Zoho Mail, đối với một số tài khoản, sẽ xảy ra lỗi xác thực chỉ định Yêu cầu đăng nhập web. Trong một số trường hợp, người dùng nhận được cảnh báo về quyền truy cập từ Zoho Mail khi họ đăng nhập vào tài khoản của họ. Sau khi họ xác định và cho phép, tài khoản POP được định cấu hình và email từ tài khoản được tìm nạp qua POP tới Zoho. Trong một số trường hợp, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản Google Apps và cho phép truy cập vào Ứng dụng kém an toàn hơn để nhận email qua giao thức POP.
Tham khảo tài liệu Google tương ứng tại đây.
Khi bạn định cấu hình tài khoản Google Apps của mình dưới dạng POP, khi số lượng email được truy xuất qua POP vượt quá một số lượng nhất định, quá trình tải xuống POP sẽ bị dừng. Đây là tính năng của máy chủ POP của Google. Do đó, để xóa email khỏi hàng đợi và bắt đầu truy xuất lại email, bạn cần đặt 'Xóa thư khỏi Máy chủ' trong Zoho Mail Client. Trừ khi tính năng POP ở chế độ Gần đây, điều này sẽ không xóa các email khỏi Máy chủ. Các email chỉ bị xóa khỏi hàng đợi truy xuất POP.
Nếu bạn truy cập email của mình bằng nhiều Ứng dụng khách POP, bạn cần chuyển sang Chế độ gần đây, để truy xuất email trong tất cả các ứng dụng POP qua POP. Gmail đề xuất việc sử dụng Chế độ gần đây trong những trường hợp như vậy để truy xuất email trong tất cả các ứng dụng POP. Chế độ Gần đây sẽ chỉ truy xuất các email trong 30 ngày qua chứ không phải các email trước đó.
Khi bạn gửi email từ Zoho Mail, các email đã gửi sẽ được truy xuất hai lần ở chế độ gần đây. Điều này là để đảm bảo rằng tất cả các ứng dụng email cũng được cập nhật với các email Đã gửi. Bạn cần thiết lập bộ lọc trong Zoho Mail để chuyển email vào thư mục Đã gửi.
Nếu bạn nhận được email từ một liên hệ hiện có, bạn có thể thêm trực tiếp nhiệm vụ / sự kiện / ghi chú vào liên hệ đó trong Zoho CRM từ chính Zoho Mail. Sau khi được thêm, nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú sẽ hiển thị trong Zoho CRM của bạn, trong Liên hệ / Khách hàng tiềm năng cụ thể. Các Tiện ích Theo ngữ cảnh CRM có sẵn trong Zoho Mail dành cho người dùng Tiện ích bổ sung Thư. Thông tin chi tiết về các Tiện ích CRM khác nhau có sẵn trong trang trợ giúp này.
Khi bạn nhận được lời mời tham gia sự kiện, khi bạn chấp nhận sự kiện, sự kiện đó sẽ được thêm vào lịch của bạn. Bạn có thể chọn thêm sự kiện mà bạn chấp nhận vào Lịch Zoho CRM của mình. Để được hướng dẫn chi tiết, hãy truy cập trang trợ giúp này.
Theo mặc định, sổ địa chỉ trong Zoho Mail có địa chỉ email từ danh bạ của bạn trong Danh bạ Zoho. Nếu bạn đã đăng ký Tiện ích bổ sung Zoho Mail, sổ địa chỉ trong CRM sẽ hiển thị các địa chỉ email từ Danh bạ Zoho của bạn. Tương tự, tự động điền cho người dùng Tiện ích bổ sung thư Zoho CRM sẽ có một phần để chọn địa chỉ email từ Danh bạ / Khách hàng tiềm năng của Zoho CRM.
Khi Zoho Mail truy xuất email từ máy chủ POP của bạn, Zoho Mail sẽ truy xuất email bằng mật khẩu bạn đã cung cấp khi định cấu hình tài khoản của mình. Trong trường hợp mật khẩu đã thay đổi trong máy chủ của bạn hoặc mật khẩu đã hết hạn, máy chủ sẽ trả về lỗi không xác thực được.
Nếu có những lần thất bại tiếp theo trong 10 lần, tài khoản sẽ tự động bị vô hiệu hóa. Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản và tài khoản sẽ được kích hoạt lại sau khi bạn cung cấp mật khẩu chính xác trong trang Tài khoản Thư. Tham khảo tại đây để biết hướng dẫn cập nhật mật khẩu của bạn.
Khi Zoho Mail truy xuất email từ máy chủ POP của bạn, trước tiên nó sẽ kết nối với máy chủ theo số cổng tùy chỉnh mà bạn đã cung cấp khi định cấu hình tài khoản của mình. Nếu máy chủ POP email của bạn không hoạt động hoặc không khả dụng hoặc từ chối kết nối, thì sự cố kết nối sẽ xảy ra.
Nếu có các lỗi kết nối tiếp theo trong 50 lần, tài khoản sẽ tự động bị vô hiệu hóa. Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản và kích hoạt lại tài khoản sau khi đảm bảo rằng máy chủ khả dụng ở số cổng nhất định. Đôi khi, có thể máy chủ POP của bạn từ chối kết nối với máy chủ Zoho Mail, trong trường hợp đó, bạn sẽ có thể truy cập POP thông qua các ứng dụng khách khác như Outlook. Do đó, bạn cần thông báo với Quản trị viên Email của mình rằng bạn đang truy cập tài khoản của mình qua POP trong Zoho Mail và do đó cho phép máy chủ Zoho Mail truy cập vào tài khoản của bạn.
Nếu máy chủ của bạn hỗ trợ SSL, nhưng cung cấp chứng chỉ không hợp lệ, bạn có thể gặp 'Lỗi chứng chỉ không hợp lệ'. Bạn có thể cần liên hệ với nhà cung cấp email của mình để kiểm tra xem máy chủ có chứng chỉ SSL đã đăng ký hợp lệ từ Nhà cung cấp được chứng nhận hay không.
Khi bạn gửi email từ địa chỉ email bên ngoài của mình thông qua Máy chủ SMTP tùy chỉnh, email sẽ được gửi bằng Máy chủ SMTP đã chọn. Một số Máy chủ SMTP yêu cầu xác thực trong khi gửi email. Nếu mật khẩu được thiết lập trong máy chủ không khớp với mật khẩu được cung cấp trong Zoho, bạn có thể gặp lỗi không xác thực khi gửi email.
Trong trường hợp này, bạn cần cập nhật mật khẩu chính xác trong phần ‘Gửi thư bằng địa chỉ’ trong trang Cài đặt.
Vui lòng nhập các thông tin bên dưới để chúng tôi tư vấn tốt hơn cho quy khách!
Hoặc gọi ngay cho chúng tôi:
0919 050 560
