Tin tức

Trang chủ / Tin tức

Cập nhật 01/04/ 2022

Tiện ích bổ sung Zoho Mail

Tiện ích bổ sung Zoho Mail

Tiện ích bổ sung Zoho Mail là sự tích hợp giữa Zoho Mail và các dịch vụ Zoho khác như Zoho CRM hoặc Zoho Recruit,... Điều này cho phép bạn theo dõi thông tin liên lạc qua thư giữa một liên hệ/khách hàng tiềm năng cụ thể trong CRM hoặc các giao dịch thư giữa nhà tuyển dụng và ứng viên tiềm năng. Tiện ích bổ sung Zoho Mail chủ yếu phụ thuộc vào địa chỉ thư, sử dụng mà Tiện ích bổ sung thư được định cấu hình. Bạn cần Định cấu hình Tiện ích bổ sung thư trong Dịch vụ Zoho tương ứng trước khi có thể xem các thư từ trong Zoho CRM hoặc Zoho Recruit.

 

Khi bạn thiết lập cấu hình Tiện ích bổ sung thư của mình trong Zoho CRM hoặc Zoho Recruit, bạn có thể chọn tài khoản được lưu trữ trên Zoho của mình hoặc bất kỳ tài khoản POP nào được định cấu hình trong Zoho Mail. Nếu tài khoản của bạn không được lưu trữ bằng Zoho, bạn có thể định cấu hình tiện ích thư của mình - bằng cách định cấu hình tài khoản bên ngoài của bạn dưới dạng POP trong Zoho Mail. Tuy nhiên, Zoho Mail không thể được sử dụng như một ứng dụng khách IMAP và không thể định cấu hình các tài khoản bên ngoài qua IMAP.

 

Khi định cấu hình Tiện ích bổ sung thư, bạn có thể chọn bất kỳ tài khoản nào được liệt kê trong phần Cài đặt thư của Zoho >> Tài khoản thư. 

 

Tên miền được lưu giữ trên Zoho

Nếu miền của bạn là thư được lưu trữ tại Zoho, bạn có thể định cấu hình trực tiếp tài khoản được lưu trữ trên Zoho làm tài khoản Tiện ích bổ sung thư trong Zoho CRM. Hơn nữa Zoho Mail cung cấp các tính năng POP/IMAPĐồng bộ hóa hoạt động, cho phép bạn gửi/nhận thư từ webmail hoặc bất kỳ ứng dụng thư nào và mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa với tài khoản Zoho CRM của bạn.

 

1. Thư được gửi từ CRM, với tài khoản đã được lưu giữ trên Zoho

Nếu miền của bạn được lưu trữ tại Zoho, bất kỳ thư nào bạn gửi từ Zoho Mail sẽ được tự động liên kết với các địa chỉ liên hệ/khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM. Nếu bạn gửi thư từ Zoho CRM, các thư sẽ có sẵn trong các ứng dụng thư khác như Outlook/Thunderbird/iPhone,... Các thư của bạn sẽ được đồng bộ hóa trên các thiết bị bạn sử dụng. 

 

2. Thư được gửi từ Outlook/iPhone... với tài khoản đã được lưu giữ trên Zoho

Khi bạn gửi thư từ Outlook/iPhone,... từ các tài khoản được lưu trữ trên Zoho, một bản sao của thư sẽ tự động được đặt trong thư mục Đã gửi của bạn và do đó được liên kết liền mạch với khách hàng tiềm năng/liên hệ Zoho CRM của bạn. Tương tự, các thư cũng sẽ có sẵn trong các thiết bị khác, nếu bạn sử dụng IMAP/Đồng bộ hóa hoạt động.

 

3. Ưu điểm khi lưu giữ thư trên Zoho

- Quản lý tập trung việc thêm/xóa người dùng bằng Bảng điều khiển

- Tùy chọn Đặt lại mật khẩu cho người dùng

- Hạn chế IP đối với Người dùng Tổ chức

- Thư IMAP/Đồng bộ hóa hoạt động trong Đồng bộ hóa

- Tùy chọn Tổ chức thư nâng cao

- Tích hợp tối ưu giữa CRM và Thư

 

Tài khoản thư POP (Tên miền được lưu trữ ở nơi khác)

Nếu miền của bạn được lưu trữ với bất kỳ nhà cung cấp nào khác, bạn có thể định cấu hình cài đặt truy xuất POP của bạn trong Zoho Mail. Khi bạn định cấu hình tài khoản bên ngoài của mình dưới dạng POP trong Zoho Mail, thư sẽ ở trong giai đoạn tìm nạp và các thư sẽ xuất hiện trong Zoho Mail theo lô dựa trên cài đặt truy xuất POP của bạn. Dựa trên kích thước của hộp thư, có thể mất từ ​​1 đến 3 hoặc 5 ngày để tìm nạp tất cả các thư vào tài khoản POP của bạn. 

 

Theo mặc định, nếu bạn có Tiện ích bổ sung thư, người dùng sẽ là người dùng cá nhân đối với Zoho Mail và tổng dung lượng có sẵn cho tài khoản là 5GB (bao gồm cả tài khoản POP). 

 

Hiện nay lấy thư qua IMAP từ tài khoản bên ngoài tổ chức là không thể.

 

1. Thư được gửi từ Zoho CRM/ Zoho Mail

Nếu bạn đã bật Tiện ích bổ sung thư, bạn không cần gửi hàng loạt thư từ CRM, các thư sẽ được gửi dựa trên cấu hình 'Địa chỉ Thư' của bạn trong phần Gửi thư trong Zoho Mail. Điều này áp dụng khi bạn gửi thư từ Thẻ thư trong CRM hoặc từ Zoho Mail. 

 

1.1. Máy chủ SMTP tùy chỉnh

Bạn có thể định cấu hình địa chỉ thư của mình để sử dụng máy chủ SMTP tùy chỉnh để gửi thư từ Zoho CRM (Thẻ thư). Dựa trên hoạt động của máy chủ SMTP của bạn, một bản sao của thư sẽ có sẵn trong Máy chủ thư đi của bạn. Những thư này thường không có sẵn trong các ứng dụng khách POP khác mà bạn có thể sử dụng Outlook/ Thunderbird. 

 

Bạn có thể sao chép thủ công địa chỉ của mình bằng cc hoặc bcc, để nhận bản sao của các thư đã gửi trong các ứng dụng thư khác hoặc máy chủ của riêng bạn.  

 

1.2. Máy chủ Zoho SMTP

Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình địa chỉ thư khác của mình để gửi thư bằng máy chủ Zoho SMTP. Khi bạn sử dụng máy chủ Zoho SMTP, các giới hạn gửi đi của Zoho Mail sẽ áp dụng cho địa chỉ. Những người nhận đã đọc thư, trong một số ứng dụng khách như Outlook, có thể thấy thẻ 'Thay mặt cho' được gửi cùng với địa chỉ Zoho của bạn. 

 

Khi bạn gửi thư từ Zoho Mail theo một trong hai cách, tới người liên hệ/khách hàng tiềm năng hiện có của bạn, thư sẽ tự động được liên kết với người liên hệ/khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM. Bản sao của thư sẽ có sẵn trong Thư mục đã gửi của CRM. 

 

2. Thư đã gửi xuất hiện trong Hộp thư đến khi gửi từ tài khoản nhà cung cấp khác

Nếu bạn đang sử dụng nhà cung cấp bên ngoài và sử dụng tài khoản POP cho tiện ích bổ sung thư, các thư bạn gửi trực tiếp từ nhà cung cấp của mình sẽ được truy xuất qua POP trong Zoho Mail và do đó sẽ có sẵn trong Hộp thư đến trong Zoho Mail. Đây là cách hoạt động mặc định của POP.

 

Bạn có thể tạo bộ lọc trong Zoho Mail để tự động di chuyển thư vào thư mục Đã gửi của mình. Chỉ sau khi bạn di chuyển thư, chúng sẽ hiển thị trong thư 'Đã gửi' trong Zoho CRM.

 

3. Các bước tạo Bộ lọc/Quy tắc để tự động di chuyển thư vào thư mục Đã gửi 

1. Đăng nhập vào Zoho Mail.

2. Đi tới Cài đặt.

3. Điều hướng đến Bộ lọc.

4. Nhấp vào Thêm bộ lọc và đặt tên cho bộ lọc.

5. Cung cấp điều kiện như Người gửi chứa 'địa chỉ thư của bạn'

6. Đặt hành động là 'Di chuyển đến thư mục 'Đã gửi'

7. Lưu bộ lọc.

 

Khi bạn đã tạo bộ lọc, các thư đến Hộp thư đến của bạn với địa chỉ từ là địa chỉ thư được chỉ định sẽ được chuyển trực tiếp đến thư mục Đã gửi. 

 

4. Gửi thư từ các ứng dụng thư khác (Outlook/iPhone/Thunderbird…)

Khi bạn gửi thư từ một ứng dụng khách khác như Outlook, những thư đó sẽ không có sẵn để tải xuống POP đối với các ứng dụng khách khác, vì đây là cách hoạt động mặc định của POP. Trong trường hợp này, để truy xuất các thư đó, khi bạn gửi thư từ các ứng dụng thư khác, hãy thêm địa chỉ thư của riêng bạn trong Cc hoặc Bcc để truy xuất các thư đó trong Zoho Mail.

 

Bạn cũng cần thiết lập bộ lọc  thư để tự động di chuyển những thư như vậy vào thư mục Đã gửi. Chỉ những thư trong thư mục Đã gửi mới được coi là thư 'Đã gửi' trong phần Danh bạ / Khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, nếu bạn đang lưu trữ tài khoản của mình trong Zoho, khi bạn gửi thư bằng bất kỳ ứng dụng thư nào, bản sao của thư sẽ tự động có sẵn trong thư mục Thư đã gửi của Zoho mà không có bất kỳ giải pháp nào khác. 

 

Tài khoản máy chủ Microsoft Exchange

Nếu tài khoản bên ngoài là tài khoản máy chủ trao đổi, nó cũng cần được định cấu hình thành POP trong Zoho Mail. Tính khả dụng của quyền truy cập POP vào tài khoản của bạn cần được kiểm tra với quản trị viên thư của bạn.

 

1. Trao đổi thư được đánh dấu là Đã đọc sau khi truy xuất POP

Khi người dùng định cấu hình tài khoản Exchange (hoặc bất kỳ tài khoản Thư nào khác) dưới dạng POP, Zoho Mail không thay đổi trạng thái của thư trong Exchange. 

 

Đây là hành vi của một số phiên bản máy chủ Exchange, với các cấu hình nhất định, để đánh dấu các thư được truy xuất RETR là Đã đọc. Bạn có thể tham khảo bài viết của Microsoft về hoạt động của Máy chủ Exchange.

 

Bài viết KB của Microsoft đề cập đến phiên bản Exchange là 2000. Tuy nhiên, các hoạt động dường như giống nhau trong các máy chủ 2003, 2007 và Office 365 cũng vậy. 

 

Khi thư được truy xuất qua POP (bởi bất kỳ máy khách nào), máy chủ Exchange sẽ đánh dấu chúng là Đã đọc, dựa trên một số cấu hình. 

 

http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/exchangesvrclientslegacy/thread/2246f847-be37-4e03-ab1e-88c2b46a7e60

 

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_outlook-mso_other/outlook-marks-my-pop-exchange-messages-as-read-on/9a7391f0-2651-4305-b7ec-3e92e6b3d094? auth = 1

 

Do đó, bạn có thể kiểm tra với Microsoft để biết bất kỳ bản sửa lỗi hoặc bản vá nào gần đây có sẵn cho sự cố để giải quyết vấn đề này. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng Plugin Zoho CRM Outlook, thay vì trên Tiện ích bổ sung thư. 

 

2. Chuyển tiếp Thư tới Zoho Mail

Bạn cũng có thể nhận được sự trợ giúp của Quản trị viên Exchange của mình và định cấu hình các quy tắc trong tài khoản Exchange/Tài khoản được lưu trữ trên miền khác để tự động chuyển tiếp thư đến các tài khoản Zoho Mail tương ứng. Exchange cũng cung cấp một tùy chọn để chuyển tiếp các thư Đi, sử dụng tùy chọn này, bạn cũng có thể nhận thư được gửi từ bất kỳ ứng dụng khách nào khác trong Zoho Mail. 

 

Tài khoản Google Apps

Bật POP trong Tài khoản Google Apps

Nếu bạn chỉ muốn truy xuất các thư mới trong Zoho, hãy chọn tùy chọn 'Bật POP từ bây giờ trở đi' trong ứng dụng Gmail/Google. Bằng cách này, các thư đến từ bây giờ sẽ được truy xuất trong Zoho Mail. Nếu bạn chỉ muốn truy xuất các thư của một tháng trước, hãy sử dụng chế độ gần đây trong Zoho Mail. 

1. Đăng nhập vào tài khoản Google Apps/Gmail của bạn

2. Nhấp vào biểu tượng Bánh răng để khởi chạy Cài đặt.

3. Xác định vị trí Truy cập POP .

4. Chọn 'Bật POP từ bây giờ trở đi' hoặc 'Bật POP cho tất cả thư'

Nếu không, bạn có thể bật POP cho tất cả các thư trong Gmail, thao tác này sẽ truy xuất tất cả các thư từ tài khoản của bạn qua POP. Tham khảo tại đây để biết tài liệu chi tiết của Google về hoạt động POP của Gmail/Google Apps. 

 

1. Bỏ chặn Captcha

Khi người dùng định cấu hình tài khoản Gmail hoặc Google Apps dưới dạng POP trong Zoho Mail, đối với một số tài khoản, việc tìm nạp thư có thể dừng lại sau một thời gian. Điều này xảy ra khi Google Apps khóa quyền truy cập POP của thư và ngăn không cho tải xuống thêm qua POP. Bạn cần sử dụng tùy chọn Captcha Unlock để bắt đầu truy xuất thư.

 

URL cho Captcha Unlock là https://www.google.com/accounts/DisplayUnlockCaptcha.  Nếu bạn chưa phải là người dùng đã chuyển đổi, bạn cần sử dụng URL và thay thế tên miền của mình trong URL: https://www.google.com/a/ / UnlockCaptcha.

 

Ví dụ: Đối với miền zillum.org, URL để Mở khóa Captcha sẽ là  https://www.google.com/a/ zillum.org / UnlockCaptcha

 

Đôi khi, ngay cả khi bạn mở khóa Captcha, các thư có thể không được tải xuống. Lý do có thể là số lượng thư trong hàng đợi POP trong Gmail của bạn. Bạn có thể cần chuyển sang chế độ gần đây hoặc thay đổi cài đặt của mình để xóa thư khỏi Hàng đợi máy chủ để bắt đầu nhận thư 

 

2. Lỗi xác thực khi đăng nhập vào tài khoản POP trong Zoho Mail

Khi người dùng định cấu hình tài khoản Gmail hoặc Google Apps dưới dạng POP trong Zoho Mail, đối với một số tài khoản, sẽ xảy ra lỗi xác thực chỉ định Yêu cầu đăng nhập trang. Trong một số trường hợp, người dùng nhận được cảnh báo về quyền truy cập từ Zoho Mail khi họ đăng nhập vào tài khoản của họ. Sau khi họ xác định và cho phép, tài khoản POP được định cấu hình và thư từ tài khoản được tìm nạp qua POP tới Zoho. Trong một số trường hợp, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản Google Apps và cho phép truy cập vào Ứng dụng kém an toàn hơn để nhận thư qua giao thức POP. 

 

Tham khảo tài liệu Google tương ứng tại đây.

 

3. Xóa thư khỏi máy chủ - cách GApps hoạt động

Khi bạn định cấu hình tài khoản Google Apps của mình dưới dạng POP, khi số lượng thư được truy xuất qua POP vượt quá một số lượng nhất định, quá trình tải xuống POP sẽ bị dừng. Đây là hoạt động của máy chủ POP của Google. Do đó, để xóa thư khỏi hàng đợi và bắt đầu truy xuất lại thư, bạn cần đặt 'Xóa thư khỏi máy chủ' trong Zoho Mail Client. Trừ khi hoạt động POP ở chế độ Gần đây, điều này sẽ không xóa các thư khỏi Máy chủ. Các thư chỉ bị xóa khỏi hàng đợi truy xuất POP. 

1. Đăng nhập vào Zoho Mail.

2. Đi tới Cài đặt. 

3. Điều hướng đến Tài khoản thư >> Thêm tài khoản POP3

4. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (cài đặt) trong tài khoản Google Apps tương ứng để được sửa đổi.

5. Chọn 'Xóa thư khỏi máy chủ' trong cài đặt Xóa. 

6. Cung cấp mật khẩu Google Apps.

7. Đảm bảo rằng bạn không ở chế độ 'Gần đây'. 

8. Nhấp vào Lưu để lưu các thay đổi

 

4. Nhiều khách POP - Chế độ gần đây

Nếu bạn truy cập thư của mình bằng nhiều Ứng dụng khách POP, bạn cần chuyển sang Chế độ gần đây, để truy xuất thư trong tất cả các ứng dụng POP qua POP. Gmail đề xuất việc sử dụng Chế độ gần đây trong những trường hợp như vậy để truy xuất thư trong tất cả các ứng dụng POP. Chế độ Gần đây sẽ chỉ truy xuất các thư trong 30 ngày qua chứ không phải các thư trước đó. 

 

Các bước chuyển sang 'Chế độ gần đây' cho tài khoản Google Apps trong Zoho Mail 

1. Đăng nhập vào Zoho Mail.

2. Đi tới Cài đặt.

3. Điều hướng đến Tài khoản thư  >> Thêm tài khoản POP3

4. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (cài đặt) trong tài khoản Google Apps tương ứng để được sửa đổi.

5. Trong lĩnh vực Tên truy nhập, xác định gần đây:

6cRV4gqXZDhmj2-B__XVjNFCmoPvME4sh_T-XL-H

(Tien ich bo sung zoho mail 1)

6. Cung cấp mật khẩu Google Apps.

7. Đảm bảo rằng 'Để lại Tin nhắn trên Máy chủ' được chọn.

8. Nhấp vào Lưu để lưu các thay đổi.

 

Khi bạn gửi thư từ Zoho Mail, các thư đã gửi sẽ được truy xuất hai lần ở chế độ gần đây. Điều này là để đảm bảo rằng tất cả các ứng dụng thư cũng được cập nhật với các thư Đã gửi. Bạn cần thiết lập bộ lọc trong Zoho Mail để chuyển thư vào thư mục Đã gửi. 

 

Zoho Mail - Tích hợp CRM

Khi bạn nhận được thư trong tài khoản Zoho Mail của mình, bạn có thể thêm người nhận, trực tiếp dưới dạng Khách hàng tiềm năng/Liên hệ hoặc Khách hàng tiềm năng CRM.

 

Nếu bạn nhận được thư từ một liên hệ hiện có, bạn có thể thêm trực tiếp nhiệm vụ/sự kiện/ghi chú vào liên hệ đó trong Zoho CRM từ chính Zoho Mail. Sau khi được thêm, nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú sẽ hiển thị trong Zoho CRM của bạn, trong Liên hệ/Khách hàng tiềm năng cụ thể. Tiện ích theo ngữ cảnh CRM có sẵn trong Zoho Mail dành cho người dùng Tiện ích bổ sung thư. Thông tin chi tiết về các Tiện ích CRM khác nhau có sẵn trong trang trợ giúp này.

 

Khi bạn nhận được lời mời tham gia sự kiện, khi bạn chấp nhận sự kiện, sự kiện đó sẽ được thêm vào lịch của bạn. Bạn có thể chọn thêm sự kiện mà bạn chấp nhận vào Lịch Zoho CRM của mình. Để được hướng dẫn chi tiết, hãy truy cập trang trợ giúp này.

 

Sổ địa chỉ thư Zoho

Theo mặc định, sổ địa chỉ trong Zoho Mail có địa chỉ thư từ danh sách liên hệ của bạn trong Danh sách liên hệ Zoho. Nếu bạn đã đăng ký Tiện ích bổ sung Zoho Mail, sổ địa chỉ trong CRM sẽ hiển thị các địa chỉ thư từ Danh sách liên hệ Zoho của bạn. Tương tự, tự động điền cho người dùng Tiện ích bổ sung thư Zoho CRM sẽ có một phần để chọn địa chỉ thư từ Danh sách liên hệ/Khách hàng tiềm năng của Zoho CRM.

 

Lỗi khi truy xuất thư qua POP

1. Xác thực không thành công khi truy xuất thư

Khi Zoho Mail truy xuất thư từ máy chủ POP của bạn, Zoho Mail sẽ truy xuất thư bằng mật khẩu bạn đã cung cấp khi định cấu hình tài khoản của mình. Trong trường hợp mật khẩu đã thay đổi trong máy chủ của bạn hoặc mật khẩu đã hết hạn, máy chủ sẽ trả về lỗi không xác thực được.

 

Nếu có những lần thất bại tiếp theo trong 10 lần, tài khoản sẽ tự động bị vô hiệu hóa. Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản và tài khoản sẽ được kích hoạt lại sau khi bạn cung cấp mật khẩu chính xác trong trang Tài khoản thư. Tham khảo tại đây để biết hướng dẫn cập nhật mật khẩu của bạn.

 

2. Lỗi kết nối khi truy xuất thư

Khi Zoho Mail truy xuất thư từ máy chủ POP của bạn, trước tiên nó sẽ kết nối với máy chủ theo số cổng tùy chỉnh mà bạn đã cung cấp khi định cấu hình tài khoản của mình. Nếu máy chủ POP thư của bạn không hoạt động hoặc không khả dụng hoặc từ chối kết nối, thì sự cố kết nối sẽ xảy ra. 

 

Nếu có các lỗi kết nối tiếp theo trong 50 lần, tài khoản sẽ tự động bị vô hiệu hóa. Bạn có thể chỉnh sửa tài khoản và kích hoạt lại tài khoản sau khi đảm bảo rằng máy chủ khả dụng ở số cổng nhất định. Đôi khi, có thể máy chủ POP của bạn từ chối kết nối với máy chủ Zoho Mail, trong trường hợp đó, bạn sẽ có thể truy cập POP thông qua các ứng dụng khách khác như Outlook. Do đó, bạn cần thông báo với Quản trị viên thư của mình rằng bạn đang truy cập tài khoản của mình qua POP trong Zoho Mail và do đó cho phép máy chủ Zoho Mail truy cập vào tài khoản của bạn. 

 

3. Lỗi chứng chỉ - Lỗi PKIX khi truy xuất/gửi thư

Nếu máy chủ của bạn hỗ trợ SSL, nhưng cung cấp chứng chỉ không hợp lệ, bạn có thể gặp 'Lỗi chứng chỉ không hợp lệ'. Bạn có thể cần liên hệ với nhà cung cấp thư của mình để kiểm tra xem máy chủ có chứng chỉ SSL đã đăng ký hợp lệ từ Nhà cung cấp được chứng nhận hay không. 

1. Nếu máy chủ của bạn có chứng chỉ tự ký, bạn cần lấy chứng chỉ SSL chuẩn và hợp lệ từ nhà cung cấp, nếu không có chứng chỉ này, bạn sẽ không thể định cấu hình tài khoản của mình trong cổng 995.

2. Nếu nhà cung cấp của bạn sử dụng chứng chỉ SSL tiêu chuẩn và bạn vẫn nhận được Lỗi chứng chỉ trong quá trình cấu hình, vui lòng liên hệ với support@zohomail.com với Chi tiết Máy chủ thư và số cổng của bạn.

 

Xác thực không thành công khi gửi thư

Khi bạn gửi thư từ địa chỉ thư bên ngoài của mình thông qua Máy chủ SMTP tùy chỉnh, thư sẽ được gửi bằng Máy chủ SMTP đã chọn. Một số Máy chủ SMTP yêu cầu xác thực trong khi gửi thư. Nếu mật khẩu được thiết lập trong máy chủ không khớp với mật khẩu được cung cấp trong Zoho, bạn có thể gặp lỗi không xác thực khi gửi thư.

 

Trong trường hợp này, bạn cần cập nhật mật khẩu chính xác trong phần 'Gửi thư bằng địa chỉ' trong trang Cài đặt.

 

Đăng ký tư vấn

Vui lòng nhập các thông tin bên dưới để chúng tôi tư vấn tốt hơn cho quy khách!

Timeout ! Get new captcha
Zalo chat