Sử dụng chức năng Nhiệm vụ trong Zoho Mail

 

Ứng dụng Zoho Tasks, được xây dựng trong hộp thư của bạn là một cách hiệu quả để theo dõi các Nhiệm vụ của bạn và quản lý chúng. Các Nhiệm vụ trong ứng dụng này có thể được sử dụng ở cả cấp độ cá nhân và nhóm.

 

Thêm nhiệm vụ mới

 

1. Đăng nhập vào zoho.com/mail.

2. Điều hướng đến ứng dụng Zoho Tasks. 

3. Nhấp vào nút Nhiệm vụ mới.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 1)

 

4. Cửa sổ Thêm nhiệm vụ mở ra.

5. Nhập chi tiết nhiệm vụ bắt buộc và nhấp vào Lưu.

 

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm Nhiệm vụ từ cửa sổ hộp thư đến. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh biểu tượng Thư mới, chọn Ghi chú mới  từ danh sách và nhập thông tin chi tiết. 

 

1. Thêm nhiệm vụ bằng Trình đơn tạo thông minh

 

(1) Đăng nhập vào zoho.com/mail.

(2) Chọn phần văn bản mà bạn muốn thêm làm nhiệm vụ.

(3) Trình đơn tạo thông minh được bật lên.

(4) Nhấp vào biểu tượng Tạo nhiệm vụ.
 

(Su dung tinh nang nhiem vu 2)

 

(5) Phần đã chọn sẽ được thêm vào dưới dạng mô tả nhiệm vụ.

(6) Cung cấp tiêu đề nhiệm vụ phù hợp và thêm các tùy chỉnh khác theo yêu cầu

(7) Nhấp vào Lưu.

 

2. Thêm tác vụ từ ngăn Xem thư

 

(1) Đăng nhập vào zoho.com/mail.

(2) Trong khi xem bất kỳ email nào, nhấp vào biểu tượng Hành động khác ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ.

(3) Từ menu thả xuống, hãy chọn Thêm vào, sau đó chọn Nhiệm vụ.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 3)

 

(4) Chủ đề của email được thêm làm tiêu đề Nhiệm vụ và nội dung được thêm dưới dạng mô tả.

(5) Nhập các chi tiết bắt buộc khác và nhấp vào Lưu.

 

3. Thêm tác vụ từ ngăn Danh sách thư

 

(1) Đăng nhập vào zoho.com/mail.

(2) Nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào bạn muốn thêm làm nhiệm vụ.

(3) Chọn Tạo nhiệm vụ từ, từ danh sách.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 4)

 

(4) hủ đề của email được thêm làm Nhiệm vụ. 

(5) Nội dung của email được thêm vào dưới dạng mô tả.

Nhập các chi tiết khác nếu có và nhấp vào Lưu .

 

Bạn có thể xem email mà Ghi chú được tạo bằng cách sử dụng thao tác Mở email được liên kết trong ứng dụng Nhiệm vụ.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 5)

 

Trong khi tạo nhiệm vụ nhóm từ email, bạn cũng có thể chia sẻ cuộc trò chuyện được liên kết với nhóm. Nhiệm vụ có thể được xem trong trang Luồng của nhóm và bạn cũng có thể xem email được liên kết nếu email đã được chia sẻ.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 6)

 

Tạo dự án mới

Dự án là các danh mục con có thể được tạo theo Nhiệm vụ của mỗi nhóm để một nhiệm vụ cụ thể có thể được phân bổ như một phần của dự án. 

 

Để tạo một Dự án mới trong một nhóm mà bạn là thành viên, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Đăng nhập vào zoho.com/mail.

2. Điều hướng đến ứng dụng Nhiệm vụ từ ngăn menu bên trái.

3. Các nhóm mà bạn là thành viên được liệt kê. 

4. Bấm chuột phải vào nhóm mà bạn muốn thêm dự án.

5. Chọn Tạo dự án từ danh sách.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 7)

 

6. Nhập tên liên quan cho Dự án và nhấn enter.

7. Dự án được tạo theo nhóm tương ứng.

 

Các dự án được thêm vào một nhóm có thể được xem bằng cách mở rộng hình tam giác ở bên trái của tên nhóm. Để phân bổ nhiệm vụ cho một dự án cụ thể, hãy chọn Tên dự án trong cửa sổ Thêm nhiệm vụ. 

 

Cộng tác trong nhiệm vụ

Zoho Mail cho phép bạn thảo luận về một nhiệm vụ cụ thể bằng cách nhận xét về nó, lấy ý kiến ​​từ các thành viên trong nhóm và tiến hành thêm.

 

Bạn cũng có thể gắn thẻ các thành viên không thuộc nhóm hoặc mời thành viên để tạo điều kiện giao tiếp giữa các thành viên giữa các nhóm. 

 

Các bước để thêm người được mời:

1. Nhấp vào biểu tượng + để Xem/Thêm người được mời

(Su dung tinh nang nhiem vu 8)

2. Cửa sổ Mời xuất hiện trên màn hình.

3. Nhập tên của thành viên tổ chức và chọn lựa chọn thích hợp từ danh sách.

4. Thành viên tổ chức đã nhập sẽ được thêm vào danh sách những người được mời.

 

Các Nhiệm vụ được thêm vào trong một nhóm cụ thể sẽ được đồng bộ hóa trực tiếp với nhóm luồng có liên quan nếu Luồng được bật cho nhóm đó. Tiến trình của Nhiệm vụ cũng có thể được thảo luận tại đây. Bạn có thể nhấp vào tên hiển thị trong phần nhận xét trên bất kỳ Nhiệm vụ nhóm nào để xem thẻ liên hệ. Bạn có thể chọn chế độ xem nhiệm vụ được tạo bởi thành viên đó và được chỉ định cho thành viên đó bằng cách chọn Chế độ xem nhiệm vụ của thành viên này và Xem các nhiệm vụ được giao cho thành viên này tương ứng.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 9)

 

Chế độ xem nhiệm vụ

 

Zoho Tasks cung cấp 6 chế độ xem khác nhau giúp bạn dễ dàng xem các Nhiệm vụ trong các danh mục có liên quan và lập kế hoạch trước đó.

 

- Được tạo bởi tôi 

- Nhiệm vụ hôm nay

- Nhiệm vụ bị trì hoãn 

- Nhiệm vụ sắp tới 

- Nhiệm vụ tuần này 

- Nhiệm vụ tháng này 

(Su dung tinh nang nhiem vu 10)

 

Gắn thẻ nhiệm vụ

Các thẻ tạo điều kiện tổ chức tốt hơn và dễ dàng xác định hơn sau này. Zoho Mail cho phép bạn tạo và thêm một hoặc nhiều thẻ cho mỗi Nhiệm vụ. Mỗi thẻ cũng có thể được liên kết với một màu cụ thể. 

 

Các bước để gắn thẻ nhiệm vụ:

1. Nhấp vào Nhiệm vụ mà bạn muốn thêm thẻ.

2. Nhấp vào biểu tượng Thẻ ở phần trên cùng bên phải của cửa sổ.

3. Chọn thẻ mà bạn muốn thêm.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 11)

4. Thẻ đã chọn sẽ được thêm vào Nhiệm vụ.

5. Trong trường hợp bạn muốn thêm Thẻ mới, hãy nhập tên bạn muốn đặt và nhấp vào 'Tạo'.

6. Thẻ mới được tạo và thêm vào Tác vụ. 

 

Khi Thẻ được thêm vào Nhiệm vụ nhóm, các thẻ này chỉ dành riêng cho thành viên thêm Nhiệm vụ và sẽ không được phản ánh với tất cả các thành viên trong nhóm.

 

Nhiệm vụ ưu tiên

Ưu tiên các nhiệm vụ liên quan đến mức độ khẩn cấp của tình huống là rất quan trọng. Zoho Tasks cho phép bạn chỉ định mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ đóng vai trò như một lời nhắc nhở liên tục về những nhiệm vụ nào cần chú ý ngay lập tức. 

 

Các bước để chỉ định mức độ ưu tiên:

 

1. Nhấp vào nút Nhiệm vụ mới .

2. Sau khi nhập chi tiết nhiệm vụ, hãy di chuột qua phía trên bên phải của cửa sổ 'Thêm nhiệm vụ'. 

3. Nhấp vào biểu tượng Ưu tiên .

4. Chọn mức độ ưu tiên Cao, Trung bình hoặc Thấp từ danh sách

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 12)

5. Nhấp vào Lưu

 

Để thay đổi hoặc gán mức độ ưu tiên cho một nhiệm vụ hiện có, hãy nhấp vào nhiệm vụ tương ứng, di chuột ở phía bên phải của cửa sổ xem trước nhiệm vụ, nhấp vào biểu tượng ưu tiên và chọn một tùy chọn từ danh sách.

Lọc

Các nhiệm vụ trong bất kỳ nhóm nào có thể được lọc dựa trên một số tham số. Khi bạn nhấp vào biểu tượng Lọc theo, các thông số Người được giao, Trạng thái, Mức độ ưu tiên, Thẻ và Nhiệm vụ bị hoãn sẽ được hiển thị. Bạn có thể chọn các thông số có liên quan và các Nhiệm vụ thuộc danh mục cụ thể sẽ được liệt kê.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 13)

 

Sắp xếp nhiệm vụ

Nhiệm vụ trong bất kỳ chế độ xem nào có thể được sắp xếp theo ngày đến hạn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

 

Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp Theo trên menu trên cùng, chọn tùy chọn Ngày Đến hạn và chọn thao tác Tăng dần hoặc Giảm dần từ danh sách.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 14)

 

In nhiệm vụ

Bạn có thể in bất kỳ Danh sách nhiệm vụ ưa thích nào của tài khoản Zoho Mail của mình từ Ứng dụng Nhiệm vụ.Mở danh sách nhiệm vụ có liên quan và nhấp vào biểu tượng In. Các nhiệm vụ chọn lọc có thể được in bằng cách sử dụng cùng một biểu tượng. Chọn nhiệm vụ cần in bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh nhiệm vụ và nhấp vào biểu tượng In. 

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 15)

 

Danh sách nhiệm vụ được lọc dựa trên trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của nhiệm vụ cũng có thể được in cụ thể bằng cách sử dụng thao tác này.

Sao chép nhiệm vụ 

 

Bạn có thể sao chép các nhiệm vụ trong Zoho Mail bằng cách làm theo các bước sau: 

 

1. Đăng nhập vào Zoho Mail >> Nhiệm vụ, và mở nhiệm vụ bạn muốn sao chép vào nhóm luồng của mình.

2. Nhấp vào biểu tượng và chọn Sao chép nhiệm vụ.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 16)

 

3. Trong bảng hiển thị, chọn nhóm và dự án bạn muốn sao chép nhiệm vụ, từ các phần tương ứng và nhấp vào 'Lưu'.

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 17)

 

Bạn cũng có thể Di chuyển nhiệm vụ sang nhóm luồng khác bằng cách chọn 'Di chuyển nhiệm vụ' trong menu thao tác khác.

 

Lưu ý: Bạn có thể chọn loại trừ các nhận xét trong nhiệm vụ ban đầu bằng cách bỏ chọn hộp kiểm tra 'Bao gồm nhận xét' trong khi sao chép hoặc di chuyển một nhiệm vụ.

 

Nhập và xuất nhiệm vụ 

 

1. Nhập nhiệm vụ

 

Tệp nhiệm vụ mà bạn định nhập phải có định dạng .csv.

Để nhập Nhiệm vụ vào Zoho Tasks, hãy làm theo các bước:

(1) Nhấp vào biểu tượng ở phần trên cùng bên trái của trang

(2) Chọn Nhập từ danh sách

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 18)

 

(3) Duyệt và chọn tệp .csv chứa tất cả các Nhiệm vụ của bạn

(4) Quá trình nhập sẽ được lên lịch và hoàn thành tùy thuộc vào kích thước của tệp. 

(5) Sau khi hoàn tất quá trình nhập, một email thông báo sẽ được gửi đến hộp thư đến của bạn.

(6) Sau đó, bạn có thể thấy rằng Nhiệm vụ đã được điền trong ứng dụng Nhiệm vụ của bạn.

 

2. Xuất nhiệm vụ

 

(1) Chọn các hộp kiểm trên các Nhiệm vụ mà bạn muốn Xuất

(2) Nhấp vào biểu tượng ở phần trên cùng bên trái của màn hình 

(3) Chọn Xuất

 

(Su dung tinh nang nhiem vu 19)

 

(4) Giờ đây, việc Xuất các Nhiệm vụ đã chọn sẽ được lên lịch 

(5) Sau khi hoàn tất quá trình xuất, một email thông báo sẽ được gửi đến hộp thư đến của bạn.

(6) Email cũng sẽ chứa một liên kết để tải xuống các tác vụ đã xuất.

(7) Tệp sẽ được xuất ở định dạng .csv.

 

Lưu ý: 

Bạn chỉ có thể thêm Ghi chú cho Tài khoản Zoho. Bạn sẽ không thể kết hợp Ghi chú với email trong tài khoản POP bên ngoài hoặc trong Thư mục được chia sẻ.