Using Folders

Cập nhật 30/03/ 2022

Using Folders

Link: https://www.zoho.com/mail/help/using-folders.html

Thư mục trong Zoho Mail

Zoho Mail cung cấp các tùy chọn tạo nhiều thư mục ở nhiều cấp để quản lý và sắp xếp email tốt hơn. Bạn có thể kết hợp 'Bộ lọc' cùng với thư mục, để tự động phân loại email của mình dựa trên Danh bạ, Dự án, Danh mục, v.v. Ngoài các thư mục tùy chỉnh mà bạn tạo, Zoho Mail cung cấp một số thư mục theo mặc định, bao gồm các thư mục Hệ thống mặc định và Thư mục đặc biệt.

Bạn có thể bấm chuột phải vào thư mục, để xem các tùy chọn ngữ cảnh cho thư mục. Đối với các thư mục tùy chỉnh, bạn có thể mở rộng / thu gọn cây thư mục bằng cách sử dụng hình tam giác nhỏ ở bên trái của tên thư mục.

Hệ thống Thư mục

Các thư mục mặc định trong hộp thư ZoHo đã được liệt kê dưới:

- Hộp thư đến - Các email đến được gửi đến thư mục này theo mặc định. Tham khảo Bộ lọc để tạo các điều kiện tùy chỉnh, để tự động di chuyển email đến các thư mục khác nhau.

- Thư nháp - Email bạn soạn thảo nhưng không gửi ngay sẽ được lưu trong thư mục này.

- Đã gửi - Các email bạn gửi sẽ tự động được lưu trong thư mục này. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem trạng thái gửi cho mỗi email đã gửi tại đây.

- Spam - Các email đến được tự động xử lý để tìm Spam và các email được phát hiện là Spam sẽ được chuyển đến thư mục này. Khi các email Spam bị xóa, chúng sẽ không được chuyển vào thư mục Thùng rác mà sẽ bị xóa vĩnh viễn.

- Thùng rác - Các email bị xóa khỏi Hộp thư đến / Đã gửi hoặc các thư mục tùy chỉnh khác được chuyển vào Thùng rác. Các email trong Thùng rác được xóa định kỳ (khoảng một lần trong 30 ngày).

Thư mục đặc biệt

Ngoài các thư mục Tiêu chuẩn được cung cấp ở trên, Zoho Mail cung cấp các thư mục đặc biệt, được liệt kê bên dưới:

- Mẫu - Người dùng có thể soạn và lưu nội dung của email, họ sử dụng nhiều lần, dưới dạng Mẫu. Các Mẫu được lưu và liệt kê trong thư mục Mẫu để dễ dàng truy cập.

- Hộp thư đi - Zoho Mail cung cấp các tùy chọn để lên lịch gửi email hoặc trì hoãn email trong một khoảng thời gian ngắn trước khi nó được gửi đi. Những email như vậy được lên lịch để gửi sau được lưu trữ trong thư mục Hộp thư đi.

Lưu ý: Không thể xóa hoặc đổi tên các thư mục hệ thống và các thư mục đặc biệt.

Sắp xếp thư mục

Theo mặc định, các thư mục được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn có thể đặt thứ tự ưu tiên cho các thư mục từ Cài đặt. Trong menu Cài đặt, đi tới Cài đặt >> Tùy chọn Chế độ xem Thư >> Sắp xếp Thư mục.

Tùy chọn xem Thư mục

Xem các email chưa đọc

Bạn có thể chọn chế độ xem 'Chưa đọc' để chỉ xem các email chưa đọc trong một thư mục cụ thể. Điều này hữu ích khi bạn đã đánh dấu một số email cũ hơn là 'Chưa đọc' để đọc sau hoặc khi bạn đã lỡ thời gian đọc một số email khi chúng thực sự đến. Tùy chọn này cũng rất hữu ích, khi bạn đã đọc nhanh một số email từ điện thoại di động hoặc email khác khách hàng và đánh dấu chúng là 'Chưa đọc' để đọc và xử lý chúng khi bạn rảnh rỗi.

Trong thư mục, nhấp vào biểu tượng Lượt xem và chọn Chưa đọc.

Xem email bằng Thẻ

Bạn có thể liên kết các Thẻ khác nhau cho các email trong một thư mục cụ thể. Một email có thể có nhiều thẻ được liên kết để biểu thị trạng thái, tham chiếu hoặc các danh mục khác mà bạn có thể có.

Xem các email với ít nhất một Thẻ - Nhấp vào biểu tượng Xem >> Chọn Thẻ.

Xem các email với một Thẻ cụ thể - Nhấp vào biểu tượng Xem >> Chọn Thẻ >> Chọn Thẻ cụ thể từ danh sách.

Xem các email được gắn cờ

Bạn chỉ có thể xem các email được gắn cờ bằng cách sử dụng tùy chọn Được gắn cờ bên dưới biểu tượng Chế độ xem. Bạn cũng có thể xem các email có cờ cụ thể trong thư mục đó.

Xem các email có Gắn cờ - Nhấp vào biểu tượng Xem >> Chọn Được gắn cờ.

Xem các email có một Cờ cụ thể - Nhấp vào biểu tượng Xem >> Chọn Được gắn cờ >> Chọn Cờ cụ thể (Thông tin / Quan trọng / Theo dõi)

Xem các email đã lưu trữ

Zoho Mail lưu các email đã lưu trữ trong cùng một thư mục và xóa các email khỏi danh sách mặc định. Để xem các email Đã lưu trữ, trong thư mục cụ thể đó, hãy nhấp vào biểu tượng Chế độ xem và chọn 'Đã lưu trữ' từ danh sách. Điều này chỉ hiển thị các email được lưu trữ trong thư mục đó.

Tùy chọn Đính kèm Thư mục

Điều hướng và định vị một email cụ thể có một tệp đính kèm cụ thể là một nhiệm vụ khó khăn, ngay cả trong một thư mục cụ thể. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn Phần đính kèm Thư mục để làm cho việc này đơn giản hơn.

Liệt kê các tệp đính kèm trong thư mục

Bạn có thể xem và sàng lọc tất cả các tệp đính kèm bằng cách sử dụng Trình xem Tệp đính kèm dành riêng cho thư mục.

Trong thư mục cụ thể, nhấp vào biểu tượng Phần đính kèm và chọn Phần đính kèm trong thư mục này.

Điều này liệt kê các tệp đính kèm trong thư mục, với một bản xem trước nhỏ và các hành động tương tự như của Trình xem tệp đính kèm. Bạn có thể nhanh chóng định vị qua các tệp đính kèm hoặc sử dụng các tác vụ nhanh có sẵn cho Tệp đính kèm.