Các loại liên hệ

Thông tin liên lạc cá nhân

Theo mặc định, tất cả các địa chỉ liên hệ bạn thêm đều là Danh bạ Cá nhân. Bạn có thể xem, sửa đổi hoặc xuất chúng từ tài khoản của mình. Tất cả các liên hệ cá nhân của bạn sẽ tự động xuất hiện trong sổ địa chỉ của bạn. Bạn có thể thêm các danh mục vào Danh bạ cá nhân, để nhóm chúng và sử dụng chúng để thêm nhiều liên hệ trong khi Soạn.

Liên hệ tổ chức

Khi quản trị viên tổ chức thêm người dùng hoặc một nhóm, địa chỉ email sẽ tự động được thêm vào danh bạ Tổ chức. Tất cả các địa chỉ liên hệ của tổ chức sẽ tự động xuất hiện trong tự động điền khi bạn soạn email. Khi người dùng mới được thêm vào tổ chức, người dùng có thể dễ dàng tra cứu hoặc soạn email cho đồng nghiệp bằng danh bạ Tổ chức.

Địa chỉ liên hệ của Tổ chức là chung cho tất cả người dùng của tổ chức. Tất cả các thành viên có thể xem danh bạ và sử dụng chúng. Tuy nhiên, chỉ quản trị viên của tổ chức mới có thể thêm hoặc chỉnh sửa hoặc xóa các địa chỉ liên hệ khỏi các địa chỉ liên hệ của tổ chức.

Ngoài những người dùng nội bộ của tổ chức, nếu bạn muốn thêm bất kỳ địa chỉ liên hệ  bên ngoài chung nào , để người dùng có thể truy cập dễ dàng, quản trị viên tổ chức có thể thêm họ. Điều này sẽ hữu ích cho các liên hệ của bên thứ ba như nhà cung cấp Bảo hiểm, Đối tác chung cho tổ chức hoặc các nhà cung cấp dịch vụ khác cho tổ chức.

Các liên hệ tổ chức mà bạn đã thêm sẽ được sử dụng ở nhiều nơi như Tìm kiếm, Luồng, Công việc, Chia sẻ Email, Chia sẻ Thư mục, v.v.

Nhóm liên hệ

Zoho Mail hỗ trợ các nhóm để cho phép cộng tác tốt hơn giữa các nhóm khác nhau mà người dùng là thành viên. Liên hệ Nhóm rất hữu ích khi bạn muốn có một tập hợp các địa chỉ liên hệ chung cho toàn bộ nhóm, nhưng không cho toàn bộ tổ chức. Các địa chỉ liên hệ trong nhóm chỉ có thể truy cập được đối với các thành viên của nhóm.

Chỉ những người kiểm duyệt của nhóm mới có thể thêm hoặc sửa đổi hoặc xóa địa chỉ liên hệ khỏi Danh bạ nhóm.

Danh mục liên hệ

Bạn có thể nhóm một nhóm liên hệ cố định bằng cách thêm chúng vào một danh mục. Danh mục giúp bạn thêm 'hàng loạt' địa chỉ liên hệ với số lượng lớn vào email của mình khi bạn soạn email. Danh mục Cá nhân và Tổ chức được liệt kê trong 'Sổ địa chỉ' để dễ dàng truy cập trong khi soạn email.

Tạo danh mục

Bạn có thể tạo một Danh mục mới bằng cách nhấp vào tùy chọn Thêm Danh mục trên ngăn bên trái trong Phần xem. Bạn cũng có thể tạo danh mục liên hệ trực tiếp từ Sổ địa chỉ trong trình soạn thảo Soạn. Nhấn vào đây để xem hướng dẫn chi tiết.

Ghi chú:

Chỉ Quản trị viên hoặc Quản trị viên cấp cao của tổ chức hoặc nhóm đó mới có thể thêm các danh mục vào Tổ chức hoặc Nhóm.

Thêm liên hệ

Bạn có thể thêm danh bạ vào danh mục bằng cách kéo và thả danh bạ vào danh mục mong muốn. Bạn có thể thêm nhiều liên hệ cùng một lúc vào một danh mục bằng cách chọn các liên hệ có liên quan và nhấp vào biểu tượng Thêm vào .

Nếu bạn muốn xóa một liên hệ khỏi danh mục của nó, hãy nhấp vào liên hệ có liên quan trong danh sách danh mục và chọn biểu tượng Xóa liên hệ .

Lựa chọn khác

Bạn có thể nhấp chuột phải vào Danh mục để Đổi tên hoặc Xóa chúng. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Xuất trong lần nhấp chuột phải để chỉ xuất các địa chỉ liên hệ trong danh mục đó.

(Danh muc lien he)