Nhiệm vụ

Zoho Mail Tasks giúp bạn luôn quản lý Danh sách việc cần làm của mình. Nó cho phép bạn tạo và theo dõi cả nhiệm vụ cá nhân và nhiệm vụ nhóm.

Nhiệm vụ cá nhân

Nhiệm vụ cá nhân là những nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện riêng lẻ. Bạn có thể tạo và theo dõi các nhiệm vụ riêng lẻ trong Nhiệm vụ của tôi. Khi tạo Nhiệm vụ, bạn có thể thiết lập ngày đến hạn, lời nhắc và mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ.

(Nhiem vu 1)

Bạn có thể đánh dấu một Nhiệm vụ là Hoàn thành hoặc Mở lại một nhiệm vụ đã hoàn thành từ chế độ xem danh sách trực tiếp bằng cách nhấp vào biểu tượng Thay đổi trạng thái nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thêm nhiệm vụ con vào bất kỳ Nhiệm vụ nào từ chế độ xem danh sách.

(Nhiem vu 2)

Nhiệm vụ nhóm

Khi bạn tạo Nhiệm vụ trong Nhóm, tất cả các thành viên của Nhóm sẽ có thể truy cập được. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm. Nhiệm vụ nhóm cũng có thể được giao cho bất kỳ thành viên tổ chức nào không phải là thành viên của nhóm.

Bạn có thể tạo nhiều Nhiệm vụ trong một Dự án và tạo nhiều nhiệm vụ con trong mỗi Nhiệm vụ chính. Bạn có thể chọn một Dự án khi tạo Nhiệm vụ hoặc tạo một Dự án mới trực tiếp từ dạng chế độ Thêm nhiệm vụ. Dự án chỉ khả dụng cho Nhiệm vụ nhóm.

(Nhiem vu 3)

Mặc dù tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhận xét và thích bất kỳ nhiệm vụ nào, nhưng người dùng với các vai trò khác nhau trong nhóm được cấp các mức quyền chỉnh sửa khác nhau cho các nhiệm vụ nhóm. Bảng dưới đây là một cái nhìn tổng quan tương tự.

*Quyền chỉnh sửa cho nhiệm vụ chính và nhiệm vụ con bao gồm các thao tác Chỉnh sửa mô tả nhiệm vụ, Tiêu đề, Ngày đến hạn, Ưu tiên và Định kỳ.

Quyền thêm người được mời vào một nhiệm vụ phụ thuộc vào việc liệu Từ chối lời mời có được chọn cho nhiệm vụ cụ thể đó hay không.

Khi bạn tạo Nhiệm vụ nhóm, bạn có thể nhóm các Nhiệm vụ trong Dự án. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ các nhiệm vụ liên quan. Điều này cung cấp khả năng hiển thị cho toàn Nhóm về các nhiệm vụ của dự án, các hạng mục đang chờ xử lý, tiến độ và mục tiêu cuối cùng. Điều này cũng đảm bảo rằng lợi ích của toàn bộ nhóm được tập trung vào một hướng duy nhất, với các mục tiêu rõ ràng và khả năng hiển thị nhiệm vụ được nâng cao trên các thành viên của nhóm.

Nhiệm vụ nhóm của bạn có thể được sao chép hoặc di chuyển sang nhóm luồng khác bằng cách chọn các thao tác thích hợp trong menu 'thao tác khác'. Bạn có thể chọn loại trừ các nhận xét trong tác vụ ban đầu khi nó được sao chép hoặc di chuyển bằng cách bỏ chọn hộp kiểm 'bao gồm nhận xét'.

Nhiệm vụ định kỳ

Một số nhiệm vụ nhất định không phải là nhiệm vụ một lần mà cứ lặp đi lặp lại ở một tần suất nhất định. Những nhiệm vụ này được gọi là Nhiệm vụ định kỳ. Bạn có thể tạo Nhiệm vụ định kỳ trong Zoho Mail cho các nhiệm vụ như Tạo báo cáo, Thanh toán hóa đơn, gửi Bảng chấm công… Nhấp vào biểu tượng Định kỳ để đặt mẫu lặp lại cho nhiệm vụ.

(Nhiem vu 4)

Bạn có thể chọn giữa lặp lại Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng và Hàng năm, với các thao tác phụ bổ sung để chọn kiểu lặp lại/thời gian...

Nhiệm vụ con

Một nhiệm vụ lớn thường có thể được chia thành nhiều nhiệm vụ con. Nhiệm vụ nhóm thường có sự đóng góp của các thành viên khác nhau trong nhóm, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ con khác nhau.

(Nhiem vu 5)

Thủ thuật sử dụng Nhiệm vụ

Zoho Tasks cung cấp một số bản hack được xác định trước để giúp việc quản lý nhiệm vụ của bạn trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể gửi email cho mình theo định dạng được chỉ định để thêm và quản lý Nhiệm vụ trong hộp thư của mình.

Chủ đề email của bạn sẽ được thêm làm 'Tiêu đề nhiệm vụ' và nội dung email sẽ được thêm dưới dạng 'Mô tả nhiệm vụ'. Chỉ 50 ký tự đầu tiên của nhiệm vụ được thêm vào dưới dạng mô tả của nhiệm vụ.

Trong trường hợp bạn là người dùng tài khoản cá nhân, hãy nhập 'zoho' thay cho tên miền.

Nhiệm vụ mà bạn gửi email cho chính mình sẽ được giao cho bạn, trong khi những nhiệm vụ được gửi đến ID email nhóm được thêm vào dưới dạng nhiệm vụ nhóm. Bạn có thể mở ứng dụng Nhiệm vụ từ trong hộp thư của mình và chỉnh sửa các nhiệm vụ khi cần thiết.

Ghi chú:

Những thủ thuật này sẽ chỉ hoạt động nếu email được gửi từ miền được lưu trữ bằng Zoho Mail.

Tích hợp các dự án Zoho

Tích hợp dự án Zoho với Thư Zoho tạo điều kiện truy cập dễ dàng vào Cổng dự án của bạn và các Nhiệm vụ tương ứng của chúng từ Ứng dụng nhiệm vụ. Nó cho phép bạn tạo Nhiệm vụ mới trực tiếp trong Dự án Zoho hoặc thêm email dưới dạng Nhiệm vụ/Lỗi trong Cổng dự án mong muốn từ Hộp thư của bạn. Tham khảo tại đây để biết thêm chi tiết về Tích hợp các dự án Zoho.