Luồng - Cộng tác nâng cao bên trong hộp thư của bạn

Zoho Mail Streams cho phép giao tiếp và cộng tác email trong một đội hoặc một nhóm người. Nó nâng cao năng suất của nhóm thông qua giao tiếp cởi mở, giảm các email trả lời và chuyển tiếp, do đó tránh được sự lộn xộn trong email trong nhóm. Nhóm Luồng hoạt động như một bản tin ảo nơi bất kỳ thông báo/ thông tin nào cần được chuyển cho tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể được đăng. Với việc bao gồm lượt thích và nhận xét, Luồng cho phép các cuộc thảo luận có cấu trúc xung quanh các bài đăng trong nhóm. Nó giúp giữ tất cả các thành viên nhóm trong vòng lặp.

Bạn cũng có thể đăng bài cho các cá nhân, cho các cuộc thảo luận riêng tư/ một-một. Các nhóm được bật luồng được liệt kê trong ngăn bên trái. Bạn có thể chọn Các Nhóm để xem và tham gia vào hoạt của nhóm

Luồng hoạt động như thế nào

Luồng cho phép tương tác theo phong cách mạng xã hội trong các đội/ nhóm như “thích” và nhận xét cho các đối tượng khác nhau, có thể được chia sẻ với các nhóm hoặc cá nhân.

- Thông báo trạng thái

- Sự kiện

- Nhiệm vụ

- Ghi chú

- Email

- Dấu trang

Người kiểm duyệt hoặc Quản trị viên có thể bật Luồng cho nhóm. Sau khi nhóm được 'Trực tuyến hóa', tất cả các thành viên có thể xem nhóm trong danh sách Nhóm Luồng ở khung bên trái. Sau khi được bật, các thành viên có thể bắt đầu đăng tin nhắn lên các nhóm. Người dùng cũng có thể thêm bài viết trực tiếp vào tường của từng thành viên. Luồng nhóm sẽ có các hoạt động và chia sẻ trong Luồng cho nhóm cụ thể. Mọi bài đăng hoặc chia sẻ riêng lẻ sẽ có sẵn trong khu vực 'Luồng của tôi' của Trang chủ.

Thích

Người dùng có thể 'Thích' một bài đăng hoặc nhận xét, bằng cách nhấp vào biểu tượng Trái tim của bài đăng/ nhận xét. Một lượt thích cho bài đăng/ bình luận có thể được hiểu là một sự đồng ý hoặc một cái gật đầu tích cực đối với bài đăng đó. Chủ nhân của bài đăng/ bình luận sẽ nhận được thông báo bất cứ khi nào ai đó thích bài đăng hoặc bình luận của mình.

Bình luận

Bình luận giúp người dùng cung cấp phản hồi của họ ngay lập tức một cách nhanh chóng và đơn giản. Bạn có thể,

- Sử dụng các tùy chọn Đánh dấu để định dạng nhận xét của bạn ở dạng văn bản đa dạng thức.

- Đề cập những người dùng khác trong phần Nhận xét và mời họ đăng bài hoặc thông báo cho họ về cuộc thảo luận.

- Chỉnh sửa nhận xét bạn đã đăng bằng cách nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa.

 

(Binh luan)

 

- Khi bạn chỉnh sửa nhận xét, tất cả những người tham gia sẽ nhận được thông báo về sự thay đổi.

- Thời gian của bình luận được chỉnh sửa cuối cùng của bạn cũng sẽ được hiển thị.

- Sử dụng phím tắt cho các tác vụ của trình chỉnh sửa.

- Thêm hình ảnh và văn bản định dạng phong phú vào nhận xét của bạn bằng cách sao chép-dán.

- Bạn cũng có thể thêm tệp đính kèm vào nhận xét của mình bằng cách kéo và thả tệp từ máy tính, trình xem tệp đính kèm hoặc tệp đính kèm từ thư, bài đăng hoặc các đối tượng khác.

Lưu ý: Tùy chọn Chỉnh sửa nhận xét chỉ khả dụng cho một số trung tâm dữ liệu nhất định.

Chế độ xem Luồng

Trang Luồng của bạn có thể được xem ở hai bố cục khác nhau, đó là chế độ xem Xã hội và chế độ xem Danh sách.

Chế độ xem Xã hội

Trong chế độ xem Xã hội, các bài đăng của bạn sẽ được liệt kê ở định dạng mạng xã hội. Các tùy chọn để nhận xét về một bài đăng, mời thành viên, thích một bài đăng, v.v. sẽ được hiển thị bên dưới bài gốc.

 

(Che do xem Xa hoi)

Chế độ xem danh sách

Trong chế độ xem danh sách, các bài viết của bạn sẽ được liệt kê như trong danh sách email. Bạn có thể nhấp vào từng bài đăng để xem trước nó một cách riêng biệt. Các tùy chọn để thực hiện các thao tác trên bài đăng này hoặc xem các nhận xét sẽ được cung cấp trong ngăn xem trước.

(Che do xem danh sach

Thay đổi chế độ xem Luồng:

Sau khi mở trang Luồng của bạn, hãy tìm biểu tượng Chế độ xem xã hội và Chế độ xem danh sách ở góc trên cùng bên phải của trang. Chế độ xem đã chọn sẽ được tô sáng. Nhấp vào chế độ xem mong muốn để thay đổi bố cục trang của bạn.

(Thay doi che do xem Luong)

 

Thông báo trạng thái

Các thành viên của nhóm có thể đăng trạng thái hoặc tin nhắn trong nhóm Luồng. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn có thông tin được chia sẻ hoặc thảo luận với một nhóm người. Khi bạn tạo một bài đăng luồng, bạn có thể

- Mời các thành viên bên ngoài nhóm bằng cách @đề cập đến họ trong bài đăng hoặc nhóm.

- Kéo và thả hình ảnh và tài liệu, đính kèm tệp Workdrive, đính kèm video và thêm biểu tượng mặt cười vào bài đăng.

- Sử dụng trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức để định dạng tin nhắn của bạn theo cách bạn muốn.

- Tắt hoặc bật tùy chọn người dùng mời tùy thuộc vào yêu cầu của bạn bằng cách sử dụng biểu tượng Cho phép/ Từ chối người được mời.

 

(Thong bao trang thai 1)

• Thêm tiêu đề vào bài đăng trên luồng của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng +.

(Thong bao trang thai 2)

 

- Dễ dàng loại bỏ tất cả các định dạng văn bản bằng cách chọn văn bản và nhấp vào biểu tượng Xóa định dạng.

 

(Thong bao trang thai 3)

 

- Thực hiện các thay đổi đối với bài đăng của bạn bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa trong menu tác vụ. Khi bạn chỉnh sửa một bài đăng, tất cả những người tham gia sẽ nhận được thông báo về sự thay đổi. Thời gian bạn thực hiện thay đổi mới nhất cũng sẽ được hiển thị.

 

(Thong bao trang thai 4)

 

Ghi chú:

Tùy chọn Chỉnh sửa bài đăng chỉ khả dụng cho một số trung tâm dữ liệu nhất định.

Các thành viên hoặc những người tham gia bài viết có thể,

- Thích hoặc Bình luận về bài viết.

- Mời các thành viên từ bên ngoài nhóm bằng cách @đề cập đến họ trong nhận xét hoặc bằng cách sử dụng biểu tượng người dùng mời, dựa trên cấp độ quyền đã đặt.

Ngoài ra, khi một URL hoặc một liên kết web được thêm vào bài đăng, bản xem trước sẽ được tạo như một phần của bài đăng.

Sự kiện

Các thành viên của nhóm có thể lên lịch sự kiện cho các thành viên trong nhóm trong Lịch luồng. Nếu tùy chọn 'Mời tất cả thành viên nhóm' không được chọn, chỉ những người tham dự được đề cập bởi người tạo sự kiện mới được mời tham gia sự kiện. Các sự kiện có thể là một số cuộc họp nhóm hoặc một số sự kiện bên ngoài có thể quan trọng đối với các thành viên trong nhóm, v.v. Các thành viên của nhóm có thể đăng thông tin cập nhật về cuộc họp hoặc kết quả dưới dạng nhận xét để tham khảo hoặc thảo luận thêm.

 

(Su kien)

 

Các thành viên Nhóm cũng có thể thêm các sự kiện bên ngoài nhất định cùng quan tâm vào nhóm, trong khu vực Sự kiện. Ví dụ: Hội thảo trên web, TED Talks, Tech gặp gỡ, v.v.

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ nhóm trong Luồng giúp tạo khả năng hiển thị về nhiệm vụ chung, chủ sở hữu nhiệm vụ và tiến độ của nhiệm vụ giữa các thành viên của nhóm. Các thành viên có thể đăng Nhiệm vụ trong Nhóm, đặt mức độ ưu tiên, giao việc đó cho ai đó và thêm nữa là tạo lời nhắc và đặt ngày hoàn thành nhiệm vụ. Nhiệm vụ cũng có thể có các tệp đính kèm liên quan được thêm vào.

Nhiệm vụ nhóm có thể được chia nhỏ hơn nữa thành các nhiệm vụ phụ và mỗi nhiệm vụ phụ có thể được giao cho một người khác nhau.

 

(Nhiem vu)

 

Các thành viên có thể thích Nhiệm vụ hoặc bình luận về nó để chia sẻ phản hồi của họ. Chủ sở hữu của Nhiệm vụ có thể đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành hoặc thay đổi ngày đến hạn và thêm lời nhắc. Điều này giúp các thành viên cá nhân và nhóm có ý tưởng tổng thể về các nhiệm vụ sắp tới, đang chờ xử lý và hoàn thành, thời hạn, và phản hồi của những người khác về nhiệm vụ.

Dấu trang

Bạn có thể thêm bất kỳ URL web nào làm dấu trang trong nhóm Luồng để các thành viên khác xem. Tiêu đề và mô tả của URL được tự động điền vào các trường tương ứng.

Bạn có thể chọn nhóm luồng mà bạn muốn đánh dấu tham gia từ menu thả xuống ở cuối bên phải. Nếu bạn có các bộ sưu tập khác nhau trong Ứng dụng Dấu trang của mình, bạn có thể chọn bộ sưu tập mà bạn muốn thêm dấu trang vào.

 

(Dau trang)

 

Dấu trang đã thêm có thể được xem trong Ứng dụng Dấu trang.

Ghi chú

Các thành viên có thể tạo 'Ghi chú' chung cho các nhóm và đăng chúng lên trang Luồng tương ứng. Điều này giúp ghim các mục chung trong Nhóm để dễ dàng tham khảo. Bất cứ khi nào chủ sở hữu thay đổi Ghi chú, tất cả các thành viên sẽ nhận được thông báo về thay đổi. Tương tự như các thực thể khác, tất cả các thành viên của nhóm có thể 'Thích' hoặc 'Nhận xét' trên một ghi chú.

Giờ đây, các thành viên có thể thêm hình ảnh nhúng và tệp đính kèm vào Ghi chú, để trao quyền cho Ghi chú như một công cụ cộng tác tốt hơn để chia sẻ ý tưởng.

 

(Ghi chu)

 

Các thành viên khác có thể nhận xét về ghi chú của nhóm, nhưng không thể thay đổi ghi chú ban đầu do thành viên thêm vào.