Vắng mặt tại văn phòng

Zoho Mail cung cấp cho bạn các tùy chọn để cấu hình tin nhắn Vắng mặt nhằm tự động trả lời các thư đến khi bạn đi vắng. Khi bạn đi vắng do có chuyến đi/kỳ nghỉ chính thức, ứng dụng tự động trả lời tự động Vắng mặt tại văn phòng sẽ giúp bạn thông báo cho người gửi về tình trạng không có mặt của bạn hoặc cho họ biết thông tin liên hệ thay thế khi bạn vắng mặt. Bạn có thể chọn đối tượng cho các câu trả lời tự động là Mọi người, Liên hệ của tôi hoặc Không liên hệ. Khoảng thời gian trả lời tự động giúp bạn kiểm soát tần suất của các thư trả lời tự động cho cùng một người gửi.

Lưu ý:

Các câu trả lời vắng mặt sẽ được gửi cho tất cả các thư đến ngoại trừ các thư tự động hoặc được chuyển tiếp tự động.

Các bước cấu hình thông báo vắng mặt

1. Đăng nhập vào Zoho Mail

2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt

3. Đi đến Vắng mặt

4. Nhấn vào Thêm tin nhắn vắng mặt

(Vang mat tai van phong 1)

5. Từ phần Chọn tài khoản, hãy chọn tài khoản mà bạn muốn định cấu hình thông báo Vắng mặt. Đánh dấu tùy chọn Áp dụng cho tất cả tài khoản nếu bạn muốn định cấu hình chung một phản hồi cho tất cả các tài khoản. 

6. Trong menu Bật vắng mặt để chọn một trong các tùy chọn 

- Nếu bạn chỉ muốn gửi tin nhắn vắng mặt đến những người gửi trong danh sách liên hệ của mình, hãy chọn Danh sách liên hệ.

- Ngược lại, nếu bạn chỉ muốn gửi tin nhắn vắng mặt đến những người gửi không có trong danh sách liên hệ của bạn, hãy chọn Không có trong danh sách liên hệ.

- Nếu bạn muốn gửi tin nhắn vắng mặt đến tất cả những người gửi, hãy chọn Mọi người. 

7. Nhập ngày giờ Bắt đầu/Kết thúc mà bạn muốn định hình cấu hình tin nhắn vắng mặt.

8. Theo mặc định, tin nhắn vắng mặt được gửi suốt cả ngày. Trong tùy chọn Khoảng thời gian, hãy chọn thời gian trong ngày mà bạn muốn gửi tin nhắn vắng mặt. Sau đó, bạn có thể Đặt lại cài đặt này thành tùy chọn mặc định.

9. Chỉ định Chủ đề cho thư tự động của bạn.

10. Nói chung, Khoảng thời gian phản hồi tự động không được đặt. Điều này có nghĩa là chỉ một phản hồi sẽ được gửi trong toàn bộ thời gian vắng mặt.

11. Bạn có thể bật hộp kiểm tra Khoảng thời gian trả lời tự động để chỉnh sửa nó. Khi bật nó, khoảng thời gian sẽ được đặt thành 7 ngày theo mặc định. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nó và đặt khoảng thời gian theo nhu cầu của bạn.

12. Nhập nội dung thư mà bạn muốn gửi để trả lời khi bạn vắng mặt tại văn phòng.

13. Nhấp vào Lưu. 

Trong khi định hình tin nhắn vắng mặt, tùy chọn Đánh dấu là bận trong Lịch sẽ được bật theo mặc định. Bạn có thể xóa nó bằng cách bỏ chọn hộp kiểm tra tương ứng. 

Bạn có thể chỉnh sửa tin nhắn vắng mặt trong trường hợp bạn muốn thay đổi ngày tháng hoặc nội dung bằng cách nhấp vào nó. Trong trường hợp bạn muốn xóa nó, hãy nhấp vào biểu tượng xóa.

Theo mặc định, tất cả tin nhắn vắng mặt của bạn sẽ được lưu trong thư mục Đã gửi của bạn. Bạn có thể thay đổi điều này và không lưu những thư này trong thư mục đã gửi của mình bằng cách tắt nút gạt ở góc trên bên phải.

(Vang mat tai van phong 2)

Khoảng thời gian phản hồi tự động

Khoảng thời gian gửi/Khoảng thời gian trả lời tự động cho phép bạn kiểm soát tần suất gửi thư tự động. Khoảng thời gian trả lời tự động là số ngày tối thiểu giữa hai lần trả lời tự động tiếp theo cho cùng một địa chỉ thư.

Giả sử bạn nhận được 10 thư từ cùng một người gửi vào một ngày cụ thể, việc gửi 10 thư trả lời tự động mỗi ngày sẽ khiến hộp thư của họ ngập trong các thư vắng mặt của bạn. Giả sử bạn chỉ định Khoảng thời gian trả lời tự động là 2 ngày, địa chỉ thư cụ thể sẽ chỉ nhận được thông báo vắng mặt của bạn một lần trong 2 ngày. Thư vắng mặt sẽ không được gửi đến từng thư của cùng một người gửi.