Nhập dữ liệu email
Nếu email của bạn đang ở dạng tệp EML, bạn có thể sử dụng tệp EML đó để nhập. Trường hợp email được lưu trữ cục bộ trên hệ thống của bạn, bạn có thể nhập dữ liệu email bằng phương pháp này và truy cập chúng từ tài khoản Zoho Mail của bạn. Bạn có thể tạo tệp .ZIP với nhiều tệp .EML và nhập chúng vào Zoho Mail. Kích thước tối đa của tệp ZIP có thể được nhập vào Zoho Mail là 500 MB. Trong trường hợp bạn có tệp .EML có kích thước lớn hơn, thì chúng tôi khuyên bạn nên chia các EML thành nhiều tệp ZIP có kích thước 500 MB hoặc nhỏ hơn. Tiếp đến, bạn cần chọn một thư mục đích trong Zoho Mail để nhập những email này vào.
Dùng tệp EML để nhập dữ liệu email
- Bạn hãy đăng nhập vào Zoho Mail
- Di chuyển chuột đến mục Cài đặt
- Tìm nút lệnh Nhập/ Xuất dữ liệu
- Hộp thoại chứa các tài khoản sẽ xuất hiện, bạn cần chọn tài khoản mà bạn muốn Nhập dữ liệu email vào. (Chỉ thực hiện được khi bạn đã định cấu hình tài khoản POP.)
- Trong phần Nhập, hãy nhấp vào nút Chọn tệp để chọn tệp cần Nhập, sau đó nhấn vào tệp chứa các email cần nhập và nhấp nút Chọn.
- Tệp phải ở dạng .EML hoặc dạng .ZIP có chứa tệp .EML đã được nén.
- Trong menu Tùy chọn nhập, bạn sẽ có hai tùy chọn:
- Nếu bạn chọn tùy chọn Nhập vào thư mục đã chọn, tất cả các email trong tệp của bạn sẽ được nhập vào thư mục đã chọn, không quan trọng cấu trúc email trong tệp .ZIP của bạn là gì.
- Trong trường hợp bạn muốn xuất cấu trúc thư mục chính xác trong tệp .ZIP của mình được sao chép trong một thư mục cụ thể, thì hãy chọn hộp kiểm Giữ lại cấu trúc thư mục trong tệp zip. Sau đó, nhấp vào nút Duyệt, chọn thư mục có cấu trúc mà bạn muốn giữ và nhấn Đồng ý.
- Nếu bạn chọn Nhập trực tiếp vào tài khoản, thì cấu trúc thư mục sẽ được sao chép trong hộp thư của bạn.
Nhap xuat du lieu email 1
- Sau đã chọn được Tùy chọn Nhập mà bạn muốn, hãy nhấn vào lệnh Nhập dữ liệu.
- Quá trình Nhập sẽ bắt đầu và các email sẽ bắt đầu xuất hiện trong thư mục đã chọn.
- Nếu có một số email không thể nhập được, bạn sẽ nhận được thông báo với thông tin chi tiết về các email không thành công và các lỗi tương ứng.
Lưu ý:
- Nếu các thư mục trong tệp .ZIP của bạn đã tồn tại trong Zoho Mail, các email trong thư mục đó sẽ được điền vào các thư mục Zoho Mail tương ứng. Còn nếu không, Zoho Mail sẽ tự tạo các thư mục tương tự thư mục trong tệp .ZIP của bạn và tự động nhập email vào các thư mục mới vừa được tạo.
- Trong trường hợp bạn có email của mình ở dạng tệp PST hoặc tệp EML và muốn nhập nó vào Zoho Mail, hãy làm theo trang trợ giúp dành cho tệp PST và trang trợ giúp dành cho tệp EML.
Xuất dữ liệu email
Bạn có thể chọn Xuất dữ liệu email từ chính tài khoản Zoho Mail của bạn ở định dạng EML để lưu cục bộ hoặc tạo bản sao dự phòng. Ngoài ra, bạn cũng có thể xuất email trong toàn bộ thư mục hoặc dựa trên một khoảng thời gian cụ thể hoặc vài tháng gần đây của email đối với các email trong Tối đa 1 năm qua.
Các bước để xuất dữ liệu email từ Zoho Mail/ Tài khoản thư khác đã định cấu hình:
- Đăng nhập vào Zoho Mail.
- Di chuyển chuột đến mục Cài đặt.
- Chọn mục Nhập/Xuất dữ liệu.
- Trong phần Xuất dữ liệu, hãy chọn thư mục mà bạn muốn xuất email.
- Trong hộp thoại được thả xuống, bạn cần chọn khoảng thời gian (tính bằng tháng).
- Bạn cũng có thể chọn phạm vi ngày mà bạn muốn xuất email.
- Bên cạnh đó, bạn chỉ cần chọn ‘Xuất tất cả email trong thư mục’ thì toàn bộ thư mục sẽ được xuất dữ liệu.
- Nhấn chọn Xuất dữ liệu.
Nhap xuat du lieu email 2
- Quá trình xuất dữ liệu sẽ bắt đầu với các email trong thư mục cụ thể dựa trên các thông số do bạn thiết lập.
- Sau một quãng thời gian, bạn sẽ nhận được email thông báo với một liên kết để tải xuống các email đã xuất dưới dạng tệp .zip.
- Email sẽ được gửi đến cùng một tài khoản mà bạn đang xuất dữ liệu.
- Hãy đảm bảo rằng bạn đang truy cập liên kết từ webmail của mình và đã đăng nhập vào tài khoản Zoho.
Lưu ý:
Khi bạn chọn Phạm vi ngày hoặc tháng cụ thể cho các email trong thư mục đó, tốt hơn hết là bạn nên kiểm tra xem có email trong thư mục đó và trong phạm vi ngày được chỉ định hay không. Để kiểm tra trước khi Xuất, bạn có thể sử dụng công cụ Tìm kiếm.
