Tổng quát 

Nén thư là phương pháp lấy dữ liệu từ nguồn này (bảng tính hoặc biểu mẫu) và chèn nó vào một nguồn khác - trong trường hợp này là email - để tùy chỉnh và gửi dưới dạng email đến nhiều người cùng một lúc.

Ví dụ: Gửi thư cho những người có tên được nhắc tới trong email. Trong bảng tính hoặc biểu mẫu này, cùng với cột “Tới” có chứa địa chỉ email, bạn có thể tạo cột khác cho “tên” và liên kết các giá trị đã nhập trong cột đó với địa chỉ email trong cột “Tới”.

Dữ liệu cần có

1. Tài liệu - trong trường hợp này là một mẫu email.
2. Tệp nguồn - Tệp dữ liệu có các giá trị thay đổi như bảng tính hoặc biểu mẫu.

Tệp nguồn phải chứa một cột có tên ‘Đến’ và được nhập địa chỉ email của một người nhận trong đó. Trong trường hợp bạn muốn thêm nhiều tuỳ chỉnh hơn trong email, bạn cần thêm cột/ trường trong tệp nguồn của mình với các tiêu đề liên quan và các chi tiết tương ứng. Sau đó, chỉnh sửa email để chèn các trường này bằng cách nhập tiêu đề trường trong hai bộ dấu ngoặc nhọn {{tiêu đề}} ở những vị trí thích hợp.

Ví dụ: Khi gửi email đến nhiều người cùng lúc, nếu bạn muốn nhắc đến người nhận bằng tên của họ, bạn có thể thêm một cột hoặc trường khác có tiêu đề ‘Tên’ trong tệp dữ liệu nguồn của bạn và thêm tên người nhận bên cạnh địa chỉ email tương ứng. Trong thư, hãy nhập {{Tên}} vào vị trí thích hợp để chèn tên của người nhận vào vị trí của nó khi bạn gửi email.

Các bước sử dụng tính năng nén thư  trong Zoho Mail

1. Đăng nhập tài khoản Zoho Mail
2. Điều hướng đến biểu tượng eWidget và chọn Nén thư từ menu ứng dụng.
3. Nhấp vào Chèn mẫu và chọn mẫu mong muốn của bạn. (Bạn cũng có thể tạo một mẫu mới bằng cách nhấp vào tuỳ chọn Tạo mẫu).
4. Chọn Nguồn dữ liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng Trang tính Zoho hoặc Biểu mẫu Zoho hoặc tải lên tệp CSV, XSL từ thiết bị của mình.

​

5. Chọn tệp thích hợp từ các tùy chọn được liệt kê. Bạn cũng có thể xem trước tệp bằng cách di chuột qua nó.

6. Sau khi tệp được chọn, hãy nhấn Nhập.

7. Bản xem trước mẫu email của bạn được hiển thị. (Tùy chọn xem trước hiển thị bản ghi đầu tiên có sẵn chứ không phải các email riêng lẻ của tất cả những người nhận khác).

8. Bạn có thể chỉnh sửa mẫu bằng tùy chọn Chỉnh sửa mẫu. Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn các trường khác nếu có từ tệp dữ liệu của bạn vào mẫu bằng cách sử dụng tuỳ chọn Chèn trường.

​

9. Nhấp vào Chạy Nén thư để bắt đầu gửi hàng loạt email từ Zoho Mail.

Bạn cũng có thể gửi email nháp cho chính mình hoặc gửi email cho người nhận từ cửa sổ xem trước thư nén. Nhấp vào tùy chọn Xem trước thư nén để mở cửa sổ xem trước.

Lịch sử Nén thư:

Bạn có thể tóm tắt báo cáo của hàng loạt email đã gửi bằng cách sử dụng Nén thư từ tuỳ chọn Lịch sử Nén thư. Tiêu đề Báo cáo trong trường hợp này chính là chủ đề email của bạn. Bấm vào các tùy chọn được hiển thị để xem thống kê tóm tắt báo cáo bao gồm Chủ đề, Số lượng người nhận, Số lượng email Đã gửi, Đang chờ và Không thành công. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để xem các email Đã gửi, Đang chờ và Không thành công. Tất cả email được gửi có sử dụng tính năng chèn thư được liệt kê trong phần Thư đã gửi của bạn