Cập nhật 30/03/ 2022
Nhận và quản lý email của bạn
Khi nhận được email, để sắp xếp chúng một cách có tổ chức, bạn sẽ cần sử dụng một loạt các thao tác khác nhau tùy thuộc vào email mà bạn nhận được. Bạn muốn di chuyển email của mình vào một thư mục, dán nhãn hoặc thêm cờ, lọc email... Zoho Mailsẽ cung cấp cho bạn vô số thao tác để có được một hộp thư sạch, không gây phiền nhiễu.
Biểu tượng chỉ báo trạng thái email được hiển thị khi bạn di chuột qua các email trong danh sách email. Biểu tượng này hiển thị trạng thái Đã đọc/Chưa đọc của email và email đã được trả lời hay chuyển tiếp.
- Đã đọc
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 1)
- Chưa đọc
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 2)
- Đã trả lời
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 3)
- Đã chuyển tiếp
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 4)
- Đã trả lời và chuyển tiếp
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 5)
Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể muốn chọn một nhóm email để thực hiện thao tác hàng loạt đối với chúng. Ví dụ: bạn có thể chọn email có thẻ hoặc cờ được liên kết với chúng và chuyển chúng sang một thư mục khác. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng thao tác chọn email theo nhóm. Để chọn một chế độ xem cụ thể, hãy nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh biểu tượng hộp kiểm tra ở góc trên cùng bên trái của mỗi thư mục. Thao tác này sẽ liệt kê một số chế độ xem. Chọn chế độ xem bạn mong muốn và bạn sẽ có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào trên những email này.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 6)
Zoho mail cung cấp một số chế độ xem giúp danh sách email của bạn có tổ chức hơn và cung cấp nhiều lựa chọn để định vị email mà bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng. Bạn có thể xem tất cả các email chưa đọc, các email mà bạn đã thêm thẻ/cờ cụ thể, các email được lưu trữ và các email có chứa tệp đính kèm từ các biểu tượng thao tác Chế độ xem, Xem thư đã lưu trữ và Tệp đính kèm trong ngăn menu.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 7)
Tham khảo trang trợ giúp này để biết thêm chi tiết về từng dạng xem này.
Zoho Mail cũng cung cấp các chế độ xem dựa trên tệp đính kèm cho phép bạn xem tệp đính kèm trong mỗi thư mục và các email có chứa tệp đính kèm. Tham khảo trang trợ giúp này để được hướng dẫn.
Zoho Mail cho phép bạn sắp xếp email theo sở thích của mình. Bạn có thể sắp xếp các email của mình dựa trên thời gian nhận được hoặc kích thước của email bằng cách nhấp vào ngăn Sắp xếp theo.
- Sắp xếp theo ngày
Để xem các email cũ nhất ở trên cùng, hãy nhấp vào thao tác Ngày: Cũ nhất đến Mới nhất. Sau đó, bạn có thể thay đổi trở lại các email mới nhất ở trên cùng bằng cách nhấp vào thao tác Ngày: Mới nhất đến Cũ nhất trong cùng một menu thả xuống.
- Sắp xếp theo kích thước
Khi nhấp vào thao tác Kích thước: Lớn nhất đến Nhỏ nhất, các thư có kích thước lớn hơn sẽ được liệt kê đầu tiên. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào thao tác Kích thước: Nhỏ nhất đến Lớn nhất để xem các email có kích thước nhỏ hơn trước.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 8)
Ghi chú:
Bạn chỉ có thể sắp xếp các email của mình khi chế độ xem hội thoại bị tắt.
Bạn có thể chọn một hoặc nhiều email trực tiếp từ ngăn danh sách email và chuyển chúng đến một thư mục tùy chọn. Chọn thao tác Di chuyển tới trong thanh menu và chọn thư mục mong muốn từ các thư mục được liệt kê. Các email đã chọn bây giờ sẽ được chuyển đến thư mục tương ứng.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 9)
Nếu bạn muốn di chuyển tất cả các email trong một thư mục cụ thể sang một thư mục khác, bạn có thể sử dụng thao tác Hành động hàng loạt. Nhấp vào biểu tượng lựa chọn email và chọn Tất cả từ danh sách. Thao tác này sẽ chỉ chọn những email hiện đang được hiển thị trong chế độ xem. Nếu bạn chọn thao tác Chọn tất cả thư trong thư mục này, tất cả thư trong thư mục sẽ được liệt kê.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 10)
Bạn có thể chọn thao tác Di chuyển tới Thư mục để di chuyển hàng loạt tất cả các email này. Hành động sẽ được lên lịch và các email sẽ được chuyển dần dần.
Tương tự, lựa chọn hàng loạt email cũng có thể được thực hiện cho một chế độ xem cụ thể. Ví dụ: khi bạn chọn Danh sách email có tệp đính kèm hoặc bất kỳ chế độ xem nào trong một thư mục cụ thể và chọn Tất cả email, bạn sẽ được hiển thị thao tác Chọn tất cả thư phù hợp với thao tác chế độ xem hiện tại. Thao tác này chỉ chọn tất cả các email có tệp đính kèm trong thư mục đó.
Ghi chú:
Các hành động hàng loạt đối với Gắn nhãn, Đánh dấu là thư rác và các hành động khác như vậy cũng có thể được thực hiện theo cùng một phương pháp như đã đề cập ở trên.
Trong khi xem email của bạn từ mục danh sách email, bạn có thể chọn một vài email và đánh một thẻ cụ thể vào chúng. Để đánh thẻ vào email, hãy chọn hộp lựa chọn bên cạnh email và nhấp vào biểu tượng Gắn nhãn dưới dạng từ ngăn menu trên cùng. Chọn các thẻ có liên quan từ các thao tác được liệt kê.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 11)
Nếu bạn muốn đánh dấu một số email của mình là thư rác từ ngăn danh sách email, bạn có thể sử dụng thao tác Đánh dấu là Thư rác từ thanh menu trên cùng. Chọn các email cần chọn và nhấp vào biểu tượng Đánh dấu là Thư rác từ thanh menu. Các địa chỉ email sẽ được đưa vào danh sách đen và những email này sẽ được chuyển vào thư mục thư rác.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 12)
Bạn cũng có thể đánh dấu một email là thư rác từ nhiều thao tác thả xuống trong bản xem trước email.
Lừa đảo là một nỗ lực nhằm lấy thông tin cá nhân quan trọng thông qua email bằng cách giả danh từ các công ty có uy tín. Bạn có thể đánh dấu email lừa đảo bằng cách sử dụng thao tác Báo cáo Lừa đảo trong menu thả xuống Thao tác khác trong bản xem trước thư.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 13)
Ngoài ra, còn có các thao tác khác như Đánh dấu là chưa đọc, Gắn cờ, Chuyển tiếp dưới dạng nội tuyến, Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm, Bật/Tắt cuộc hội thoại và Scrub (Xóa/Lưu trữ hàng loạt email từ người gửi) có thể được thực hiện trên các email đã chọn từ menu Thao tác khác.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 14)
Khi bạn chọn nhiều email, trong menu Thao tác khác, bạn sẽ có thể thấy thao tác Chuyển tiếp nhiều Email. Khi bạn chọn thao tác này, các email đã chọn sẽ được đính kèm vào một email mới trong cửa sổ soạn thư. Ở đầu nhận, những email này sẽ hiển thị dưới dạng email được chuyển tiếp riêng biệt.
Vì email được gửi dưới dạng tệp đính kèm khi thao tác này được sử dụng, kích thước tệp đính kèm tối đa là 40 MB.
(Cac hanh dong trong ngan danh sach email 15)
Trong chế độ xem ba ngăn dọc, bạn có thể nhanh chóng điều hướng giữa các email và đọc chúng một cách dễ dàng. Các biểu tượng khác nhau cùng với menu thả xuống giúp bạn thực hiện các thao tác phổ biến trong email. Để Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp, hãy sử dụng các biểu tượng gần menu thả xuống Thao tác khác. Đối với các hành động cụ thể trên email cụ thể, bạn có thể sử dụng các thao tác trong menu thả xuống Thao tác khác.
(Cac hanh dong trong ngan xem truoc email 1)
Ngoài ra còn có các tùy chọn để điều hướng đến email trước đó hoặc email tiếp theo và mở email trong cửa sổ mới bằng tùy chọn Popout.
(Cac hanh dong trong ngan xem truoc email 2)
Ghi chú:
Bài viết này chủ yếu giải thích cách quản lý các email đã nhận trong Zoho Mail. Nếu bạn gặp sự cố khi nhận email trong tài khoản dựa trên miền của mình trong Zoho Mail, hãy tham khảo tại đây.
Bạn có thể hoàn tác hầu hết các hành động, chẳng hạn như đánh dấu email là đã đọc, xóa email, v.v. bằng cách sử dụng hành động Hoàn tác. Để hoàn tác một hành động trên email
1. Bạn có thể chỉ cần nhấp vào nút Hoàn tác từ biểu ngữ bật lên sau khi thực hiện hành động như vậy.
(Hanh dong hoan tac 1)
2. Bạn có thể sử dụng phím tắt (Ctrl + z theo mặc định cho cả Mac và Windows) để thực hiện Hoàn tác. Bạn cũng có thể chỉnh sửa phím tắt bàn phím thành một cái gì đó khác mà bạn thích.
Hoàn tác có thể được thực hiện đối với các hành động được đề cập dưới đây.
- Xóa thư
- Di chuyển thư
- Lưu trữ thư
- Đánh dấu thư rác
- Đánh dấu không phải thư rác
- Lưu trữ hoặc hủy lưu trữ thư
- Gắn nhãn thư - Thêm nhãn hoặc Xóa nhãn
- Gắn cờ hoặc bỏ gắn cờ thư
- Đánh dấu thư là đã đọc
- Đánh dấu thư là chưa đọc
- Đánh dấu thư mục này là đã đọc
Ghi chú:
Biểu ngữ Hoàn tác sẽ chỉ hiển thị khi thư biến mất khỏi chế độ xem. Nhưng trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng phím tắt để thực hiện Hoàn tác.
Vui lòng nhập các thông tin bên dưới để chúng tôi tư vấn tốt hơn cho quy khách!
Hoặc gọi ngay cho chúng tôi:
0919 050 560
