Bộ lọc thư đến

Bộ lọc thư đến trong Zoho Mail cho phép bạn sắp xếp các thư đến. Nó cũng sẽ giúp bạn tự động thực hiện các hành động nhất định đối với các thư đến của bạn.

 

Tạo bộ lọc mới

1. Đăng nhập vào Zoho Mail

2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt

3. Đi tới Bộ lọc

4. Nếu bạn có nhiều tài khoản thư đã định cấu hình, hãy chọn tài khoản bắt buộc.

5. Mở thẻ Bộ lọc thư đến. Nhấp vào Bộ lọc mới.

(Bo loc thu den 1)

6. Hộp thoại Tạo bộ lọc bật lên trên màn hình. Bạn sẽ phải điền vào Tên, Điều kiện bộ lọc và Hành động trong hộp thoại này.

(Bo loc thu den 2)

7. Cung cấp Tên cho bộ lọc để xác định bộ lọc.

8. Chọn cách bạn muốn chạy các hành động bộ lọc.

- Khi bất kỳ điều kiện nào đó phù hợp (bộ lọc dựa trên 'Hoặc') - Các hành động được xử lý ngay cả khi một trong các điều kiện phù hợp.

- Khi tất cả các điều kiện phù hợp (bộ lọc dựa trên 'Và') - Các hành động chỉ được xử lý nếu tất cả các điều kiện được chỉ định đều khớp.

- Đối với tất cả các tin nhắn đến - Các hành động được xử lý cho tất cả các tin nhắn đến, bất kể điều kiện có khớp hay không.

9. Chọn tham số bắt buộc cho Loại điều kiện và cung cấp Điều kiện cho tham số cụ thể. 

10. Chọn mẫu phù hợp, để kết nối các điều kiện bạn đã cung cấp. Các tùy chọn có sẵn khác nhau tùy theo tham số đã chọn.

11. Ví dụ: Đối với tham số "Từ", mẫu có thể là "Chứa", "Bắt đầu bằng", "Kết thúc bằng"...

12. Đối với thông số "Mức độ ưu tiên", mẫu phù hợp là "Là", "Cao hơn" và "Thấp hơn"

13. Sau khi thêm các điều kiện cần thiết, hãy chọn Hành động bạn muốn đặt cho bộ lọc của mình.

14. Đối với các hành động 'Di chuyển đến Thư mục', 'Gắn cờ là' và 'Gắn thẻ là', hãy chọn thư mục, thẻ hoặc cờ phù hợp từ trình đơn thả xuống trên trường hành động.

15. Chọn 'Ngừng xử lý các bộ lọc khác' để ngừng thực thi các bộ lọc khác.

16. Nhấp vào Lưu để lưu các tùy chọn bộ lọc của bạn.

 

Điều kiện và Hành động

Bất kỳ bộ lọc tùy chỉnh nào cũng có hai phần: Điều kiện và Hành động. Nói một cách đơn giản hơn, bạn xác định các điều kiện trong phần đầu tiên và cung cấp một quy tắc hoặc một hành động, quy tắc này sẽ được thực hiện khi điều kiện của phần 1 được đáp ứng.

 

Điều kiện

Bạn có thể thiết lập nhiều điều kiện và nhiều hành động dựa trên yêu cầu của mình. Các điều kiện có thể được liên kết với bất kỳ bộ lọc nào, các thông số hoạt động và kiểu dữ liệu phải được sử dụng với mỗi điều kiện được liệt kê dưới đây: 

 

Điều kiện	Thông số vận hành
Từ	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với
	Có, Không
	Trong, Không trong
Tiêu đề	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với, Có, Không
Đến	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với
	Có, Không
Cc	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với
	Có, Không, Chỉ tôi
Tới/Cc	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với
	Có, Không, Chỉ tôi
Nội dung	Chứa, Không chứa
Sự ưu tiên	Là, Thấp hơn, Cao hơn
Tên tệp đính kèm	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với, Có, Không
Loại tệp đính kèm	Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với, Có, Không
Giữa	Ngày giờ

 

Hành động

Quản lý hộp thư của bạn

- Di chuyển đến thư mục - Bạn có thể chọn một thư mục và di chuyển thư vào một thư mục cụ thể. Bạn cũng có thể tạo một thư mục mới nếu bạn chưa tạo một thư mục cho một tập hợp các điều kiện.

- Áp dụng một Thẻ/Cờ đã chọn - Bạn có thể chọn một thẻ có thể được áp dụng cho thư. 

- Đánh dấu là đã đọc/chưa đọc - Bạn có thể thay đổi trạng thái đã đọc/chưa đọc của thư. Ví dụ: Bạn có thể đánh dấu một số thông báo nhất định là đã đọc mà không cần thêm chúng vào số lượng chưa đọc. 

- Xóa thư - Bạn có thể chuyển thư trực tiếp vào Thùng rác dựa trên một số điều kiện. Ví dụ: Sẽ hữu ích khi một số bảng tin tiếp tục đến, ngay cả sau khi hủy đăng ký nhiều lần. 

- Xóa sau n ngày - Hành động này sẽ xóa các thư thuộc điều kiện xác định sau số ngày được chỉ định. Hành động này sẽ hữu ích trong trường hợp một số thông báo là cần thiết tại thời điểm đó nhưng không có ý nghĩa sau một vài ngày.
Bạn luôn nên sử dụng hành động 'Xóa sau n ngày' cùng với hành động 'Chuyển đến thư mục' vì bạn sẽ có ý tưởng rằng các thư trong thư mục cụ thể đó sẽ bị xóa sau một số ngày được chỉ định. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng thư mục này được đặt tên phù hợp để truyền đạt rằng nội dung thư mục sẽ bị xóa sau một vài ngày. 

- Chuyển tiếp thư (đến một địa chỉ thư khác) - Chuyển tiếp có điều kiện - Thay vì chuyển tiếp tất cả các thư, bạn có thể xác định một số điều kiện dựa trên đó chỉ một số thư có thể được chuyển tiếp. 

- Không thêm tệp đính kèm vào Trình xem tệp đính kèm - Các tệp đính kèm đến sẽ không được thêm vào trình xem tệp đính kèm nếu hành động này được chọn. Nếu bạn quyết định rằng bản ghi của một số tệp đính kèm là đủ chỉ trong thư và không cần phải thêm vào trình xem tệp đính kèm, thì hành động này có thể được sử dụng. 

 

Lưu ý:

Nếu Loại điều kiện bạn đã chọn là Bất kỳ điều kiện nào trong số này cho bất kỳ hành động nào sau đây, bạn sẽ được nhắc kiểm tra lại Loại điều kiện của mình:

- Chuyển đến thư rác

- Xóa thư

 

Xử lý thư của bạn

- Thêm Thư làm Ghi chú - Thêm toàn bộ thư dưới dạng ghi chú, với chủ đề là Tiêu đề và nội dung thư là Ghi chú. 

- Gán Thư làm Nhiệm vụ - Thêm thư làm Nhiệm vụ, với chủ đề là Tiêu đề và nội dung thư là Mô tả

- Hàm điều chỉnh - Tùy chỉnh các hành động và điều kiện bộ lọc bằng cách sử dụng các thông số có sẵn bằng cách sử dụng Tập lệnh Deluge thông qua Trình tạo Zoho. Tìm hiểu thêm.

 

Quản lý tệp đính kèm của bạn

Bạn có thể định cấu hình bộ lọc để tải tệp đính kèm từ thư phù hợp với điều kiện của bạn lên các dịch vụ lưu trữ tệp nhất định hoặc chọn không thêm tệp đính kèm vào Trình xem tệp đính kèm bằng một trong các tùy chọn bộ lọc sau

- Thêm tệp đính kèm vào Dropbox

- Thêm tệp đính kèm vào Google Drive

- Thêm tệp đính kèm vào OneDrive

- Thêm tệp đính kèm vào Hộp

- Thêm tệp đính kèm vào Zoho Docs

- Không thêm tệp đính kèm vào Trình xem tệp đính kèm - Các tệp đính kèm nằm trong thư của bạn, sẽ không được thêm vào Trình xem tệp đính kèm nếu bạn chọn hành động này.

 

Khi bạn đã chọn dịch vụ lưu trữ mà mình chọn, bạn cũng có thể chọn tệp bạn muốn tải lên thông qua bộ lọc. Bạn chỉ có thể tải lên các tệp đính kèm trong thư đến hoặc cũng có thể tải lên nội dung thư dưới dạng EML hoặc HTML. 

(Bo loc thu den 3)

 

Xác thực các dịch vụ lưu trữ

1. Đăng nhập vào Zoho Mail

2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt

3. Đi tới Bộ lọc

4. Mở cửa sổ Tạo bộ lọc

5. Nhập điều kiện cần thiết và nhấp vào Chọn hành động

6. Chọn bộ lọc Thêm tệp đính kèm vào lựa chọn của bạn và nhấp vào Chọn thư mục.

7. Nhấp vào nút Xác thực trên cửa sổ Xác thực xuất hiện.

(Bo loc thu den 4)

8. Nếu bạn chưa đăng nhập vào dịch vụ lưu trữ tệp mà bạn chọn trong trình duyệt của mình, bạn sẽ được nhắc làm như vậy. 

(Bo loc thu den 5)

9. Sau khi đăng nhập, một cửa sổ đồng ý cho phép truy cập các tệp của bạn sẽ xuất hiện. Nhấp vào Cho phép.

(Bo loc thu den 6)

10. Danh sách các tệp và thư mục của bạn sẽ được hiển thị. Bạn có thể chọn thư mục mà bạn muốn tải tệp đính kèm lên. Phần đính kèm sẽ được lưu vào thư mục gốc nếu không có thư mục nào được chỉ định.

 

Lưu ý:

- Các bước Xác thực ở trên được thực hiện cho các tùy chọn bộ lọc Dropbox, One Drive, Google Drive và Box. Thêm Tệp đính kèm vào tùy chọn bộ lọc Tài liệu Zoho không yêu cầu quy trình xác thực vì bạn đã đăng nhập vào tài khoản Zoho của mình.

- Các ràng buộc về kích thước tải lên của tệp đính kèm phụ thuộc vào giới hạn kích thước của tài khoản lưu trữ tệp của Người dùng.

 

Bộ lọc nâng cao

Bạn có thể tạo bộ lọc Nâng cao bằng cách sử dụng kết hợp các loại điều kiện VÀ và HOẶC. Chọn loại điều kiện Điều kiện nâng cao (VÀ/HOẶC) để tạo bộ lọc nâng cao. Sau khi thêm nhiều Điều kiện, bạn có thể thay đổi tùy chọn VÀ hoặc HOẶC giữa các điều kiện bằng cách nhấp vào chúng.

 

Ngoài việc chọn VÀ hoặc HOẶC giữa các điều kiện, bạn có thể quyết định trình tự mà các điều kiện này cần được chạy bằng cách chỉnh sửa Khuôn tiêu chí. Nhấp vào Chỉnh sửa bên cạnh khuôn tiêu chí và nhập chuỗi điều kiện mong muốn và nhấp vào Lưu.

 

Ví dụ: 

Yêu cầu - Tất cả các thư từ paula@zylker.com và charles@zylker.com với chủ đề 'Tiếp thị' cần được xử lý.

Loại điều kiện - Điều kiện nâng cao (VÀ/HOẶC)

Điều kiện - Từ: paula@zylker.com (1), Từ: charles@zylker.com (2), Chủ đề: Tiếp thị (3)

Mẫu tiêu chí - ((1 HOẶC 2) VÀ 3). Các thư có (1) & (3) và thư có (2) & (3) sẽ được xử lý, tức là các thư có thể đáp ứng 1 hoặc 2 nhưng cần đáp ứng 3.

 

(Bo loc thu den 7)