Cập nhật 31/03/ 2022
Bộ lọc
Bộ lọc/Quy tắc trong Zoho Mail giúp bạn tự động sắp xếp thư của mình, bằng cách thiết lập các hành động cho thư phù hợp với điều kiện bạn đặt. Bạn có thể thiết lập nhiều bộ lọc trong Zoho Mail, dựa trên một số tham số. Ngoài ra, bộ lọc cũng giúp bạn tự động hóa các hành động nhất định như tạo nhiệm vụ từ thư, tự động chuyển tiếp các thư nhất định dựa trên các điều kiện đến một địa chỉ thư cụ thể…
Bộ lọc trong Zoho Mail giúp bạn tự động sắp xếp các thư đến/thư đi. Bạn có thể xác định một tập hợp các điều kiện và các hành động tương ứng cho các điều kiện đó. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và có một hộp thư đến có tổ chức và đảm bảo rằng bạn không đặt nhầm những thư quan trọng. Bạn cần đảm bảo rằng bạn tạo các bộ lọc được yêu cầu theo đúng thứ tự để thư được sắp xếp chính xác và được sắp xếp dựa trên yêu cầu của bạn.
Zoho Mail cung cấp hai loại bộ lọc:
- Bộ lọc Đến - Các bộ lọc này có thể được áp dụng cho các thư đến để chúng tự động đến đúng nơi. Tìm hiểu thêm
- Bộ lọc Gửi đi - Các bộ lọc này có thể được áp dụng cho các thư gửi đi để tự động hóa các hành động phù hợp cho các thư đã chọn. Tìm hiểu thêm
Zoho Mail cũng cung cấp 'Bộ lọc thông minh'. Bộ lọc thông minh khi được bật, sẽ tự động phân loại thư thành Bản tin hoặc Thông báo, dựa trên thông tin có sẵn trong tiêu đề.
Bạn có thể tạo bộ lọc thư đi/ thư đến mới cho tài khoản của mình bằng cách thực hiện theo các bước sau:
1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt
3. Đi tới Bộ lọc
4. Nếu bạn có nhiều tài khoản thư đã được định cấu hình, hãy chọn tài khoản bắt buộc
5. Mở thẻ Bộ lọc thư đi/ thư đến
6. Nhấp vào Bộ lọc mới
7. Nhập các chi tiết sau vào cửa sổ bật lên Tạo Bộ lọc:
- Tên bộ lọc - Tên để xác định bộ lọc.
- Loại điều kiện - Biểu thị sự kết hợp của các điều kiện cần được kiểm tra. (HOẶC, VÀ, Tất cả các thư đến)
- Điều kiện - Các thông số cần được đáp ứng bởi các thư.
- Hành động - Hành động sẽ được thực hiện trên các thư phù hợp với các điều kiện.
8. Nhấp vào Lưu.
Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết về Bộ lọc thư đến.
Nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết về Bộ lọc thư đi.
Mọi thư đến và thư đi trong hộp thư đến của bạn sẽ được Bộ lọc của bạn xử lý. Trong Bộ lọc, bạn sẽ xác định các điều kiện để xử lý. Có thể có nhiều điều kiện và bạn có tùy chọn để chọn xem có nên đáp ứng tất cả các điều kiện hay không hoặc nếu bất kỳ điều kiện nào có thể được đáp ứng để xử lý các hành động được cung cấp trong Bộ lọc.
Ví dụ:
- Nếu người gửi là "boss@myorg.com", hãy gắn cờ là Quan trọng và Di chuyển đến "Các mục ưu tiên"
- Nếu thư đến là "friend1@email.com", Tự động Bcc tới "friend2@email.com"
Ngoài điều kiện người gửi, bạn cũng có thể thiết lập bộ lọc để phân biệt các thư đến với các bí danh thư khác nhau của bạn bằng cách sử dụng tham số Đến/Cc.
Ví dụ 1
Bộ lọc bên dưới xử lý các thư được gửi bởi "boss@mydomain.com" và với Mức độ ưu tiên là "Cao", đồng thời di chuyển các thư đến thư mục "Trả lời ngay lập tức" và cũng gắn cờ chúng là "Quan trọng". Các thông số cần được tuân theo là:
- Phù hợp với tất cả các điều kiện:
- Điều kiện: Người gửi "là" boss@mydomain.com
- Mức độ ưu tiên là "Cao"
- Hành động: Di chuyển đến thư mục "Trả lời ngay lập tức", gắn cờ "Quan trọng"
Ví dụ 2
Bộ lọc bên dưới xử lý các thư được gửi đến "manager@email.com" hoặc "teamlead@email.com" và tự động thêm "team1@email.com", "team2@email.com" vào cc. Các thông số cần được tuân theo là:
- Phù hợp với bất kỳ điều kiện nào:
- Tới: manager@email.com
- Tới: teamlead@email.com
- Hành động: Tự động CC "teammate1@email.com", "teammate2@email.com"
Khi bạn đang đọc một thư cụ thể, bạn có thể tạo trực tiếp một bộ lọc mới dựa trên các thông số trong thư đó. Điều này giúp bạn tự động phân loại các thư trong tương lai tương tự như thư bạn đang đọc.
1. Giả sử, bạn đang đọc thư từ 'information@importantalerts.com' với Chủ đề 'Thống kê lượt xem trang hàng tháng'.
2. Nhấp vào biểu tượng Tác vụ khác ở góc trên cùng bên phải của ngăn xem thư.
(Bo loc 1)
3. Chọn Thêm vào, sau đó chọn Bộ lọc.
4. Hộp thoại Tạo Bộ lọc bật lên trên màn hình, với các thông số Người gửi/Chủ đề đóng sẵn dựa trên thư hiện hành.
5. Xem các điều kiện, thông số và các mục khác trong bộ lọc và sửa đổi các chi tiết nếu cần.
6. Chọn các hành động bắt buộc cho thư cụ thể.
7. Nhấp vào Tạo để tạo bộ lọc mới và tất cả các thư đến mới đều được bộ lọc đó xử lý.
Lưu ý:
Để quản lý hộp thư của mình tốt hơn, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Bộ lọc thông minh để biết các đề xuất thông minh từ Zoho Mail.
Tùy chọn Kết hợp tất cả Thư đến/Thư đi rất hữu ích khi bạn muốn thực hiện thao tác trên tất cả các thư bạn nhận được. Bạn có thể đặt điều kiện thành 'Không có điều kiện. Tất cả các thư đến' cho các thư đến và 'Không có điều kiện. Tất cả các thư đi' cho các thư gửi đi.
Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn thực hiện một hành động cụ thể như thêm thẻ hoặc cờ cho tất cả các thư đến/ thư đi, trong mọi điều kiện.
Bạn cần phải thận trọng khi chọn tùy chọn này vì các hành động như 'Xóa' hoặc 'Đánh dấu là đã đọc' có thể trở nên tai hại.
Nói chung, bạn sẽ có nhiều bộ lọc để phân loại các thư trong hộp thư của mình. Đôi khi, khi xác định các điều kiện trong bộ lọc của bạn, có thể có sự chồng chéo.
Ví dụ: giả sử một điều kiện trong các bộ lọc của bạn là "Từ marketing@mydomain.com" và điều kiện trong một bộ lọc khác là "Tên chủ đề chứa Blog". Khi một thư đến hộp thư của bạn từ 'marketing@mydomain.com' với chủ đề là 'Các tính năng sẽ được thông báo trong Bài đăng trên Blog tiếp theo', thư này sẽ đáp ứng các điều kiện được xác định trong cả hai bộ lọc ở trên. Trong những trường hợp như vậy, bộ lọc có mức độ ưu tiên cao hơn sẽ được xử lý trước, sau đó bộ lọc tiếp theo sẽ được xử lý. Do đó, trình tự sắp xếp các bộ lọc đóng một vai trò quan trọng trong các thư như vậy.
Khi nhiều bộ lọc được tạo, trình tự sắp xếp các bộ lọc của bạn là rất quan trọng để bộ lọc hoạt động theo cách bạn muốn.
Khi bạn nhận được thư mới, Zoho Mail sẽ áp dụng các bộ lọc theo thứ tự xuất hiện trên trang Bộ lọc của bạn. Các bộ lọc có các điều kiện phù hợp với thư sẽ được áp dụng cho thư và các hành động có liên quan sẽ được xử lý. Bộ lọc được đánh số 1 được áp dụng đầu tiên và phần còn lại được xử lý theo thứ tự được liệt kê trên màn hình.
Để thay đổi thứ tự của các bộ lọc, hãy kéo và thả bộ lọc vào vị trí mong muốn. Bạn sẽ được hỏi nếu bạn muốn thay đổi thứ tự của các bộ lọc, hãy nhấp vào ok.
(Bo loc 2)
Nếu bạn muốn một số thư nhất định được xử lý bởi một bộ lọc duy nhất, ngay cả khi nó đáp ứng các điều kiện trong một số bộ lọc, bạn sẽ phải chọn hộp kiểm tra Dừng xử lý các bộ lọc khác. Trong trường hợp đó, chỉ bộ lọc đó sẽ được áp dụng cho thư. Phần còn lại của các bộ lọc sẽ bị bỏ qua.
Khi bạn có nhiều bộ lọc, các bộ lọc được xử lý từ trên xuống dưới, theo trình tự, chúng xuất hiện trên màn hình của bạn. Khi một thư đáp ứng bộ lọc đầu tiên, nó sẽ được bộ lọc đầu tiên xử lý và được kiểm tra cho bộ lọc tiếp theo trong chuỗi. Tuy nhiên, nếu bạn chọn hộp kiểm 'Dừng xử lý các bộ lọc khác', phần còn lại của các bộ lọc sẽ bị bỏ qua. Chỉ bộ lọc đầu tiên có các điều kiện phù hợp với thư mới được xử lý.
Nếu 'Dừng xử lý các bộ lọc khác' không được chọn, thư cũng sẽ đi qua phần còn lại của các bộ lọc, dựa trên các điều kiện của mỗi bộ lọc.
Tuy nhiên, các hành động như Di chuyển đến thư mục, Xóa thư, Đánh dấu là đã đọc, Thêm cờ, Chuyển tiếp dựa trên bộ lọc chỉ được thực hiện một lần, nếu một hành động tương tự được đặt trong các bộ lọc sắp tới thì hành động đó sẽ bị chồng lên.
Ví dụ: Hãy xem xét rằng bạn có 4 bộ lọc với các điều kiện được đặt trên cơ sở chủ đề của thư. Các điều kiện chủ đề được chỉ định trên mỗi bộ lọc là 'Quan trọng' với hành động 'Di chuyển đến thư mục', 'Tiếp thị' với hành động 'Áp dụng thẻ', 'Thông báo' với hành động 'Thêm cờ' và 'Blog' với hai hành động 'Chuyển đến thư mục' và 'Thêm thẻ'. Giả sử bạn nhận được một thư với tiêu đề, "Thông báo quan trọng về Blog - Attn: Marketing team", thì tất cả bốn bộ lọc sẽ được xử lý tuần tự. Nhưng hành động 'Di chuyển đến thư mục' sẽ được thực hiện dựa trên hành động được đặt trong bộ lọc trên cùng. Hành động bộ lọc cuối cùng 'Di chuyển đến thư mục' sẽ bị bỏ qua, nhưng thẻ được chỉ định trong bộ lọc cuối cùng sẽ được xử lý, miễn là tất cả các bộ lọc đều có ' Dừng xử lý các Bộ lọc khác không được chọn. Nếu chọn 'Ngừng xử lý các bộ lọc khác', thì chỉ bộ lọc trên cùng trong chuỗi mới được áp dụng cho thư.
Do đó, hãy chọn tùy chọn Dừng xử lý các bộ lọc khác và sắp xếp lại chuỗi các bộ lọc theo sở thích của bạn để có hiệu quả tối ưu của các bộ lọc.
Nó hiển thị số lượng thư khớp với bộ lọc cụ thể từ ngày được đề cập. Bạn có thể đặt lại số lượng thư cho bất kỳ bộ lọc nào bằng cách nhấp vào biểu tượng đặt lại 
Khi một bộ lọc được tạo, các thư đến sẽ trải qua quá trình xử lý bộ lọc và được phân loại theo đó. Tuy nhiên, các thư nhận được trước khi tạo bộ lọc sẽ không được xử lý. Để xử lý các thư đã nhận trước đó trong một thư mục cụ thể, sử dụng Bộ lọc mới được tạo, bạn có thể sử dụng thao tác Chạy qua bộ lọc.
1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt
3. Đi tới Bộ lọc
4. Nếu bạn có nhiều tài khoản thư đã định cấu hình, hãy chọn tài khoản bắt buộc.
5. Các bộ lọc được liên kết với tài khoản đó sẽ được liệt kê trên màn hình.
6. Đặt con trỏ lên bộ lọc mà bạn muốn xử lý thư.
7. Khi di chuột qua bộ lọc tương ứng, bạn có thể thấy các tùy chọn liên quan để Chạy qua, chỉnh sửa hoặc xóa.
8. Nhấp vào biểu tượng Chạy qua bộ lọc.
(Bo loc 3)
9. Các thư mục trong hộp thư của bạn sẽ được liệt kê. Chọn thư mục có thư bạn muốn phân loại bằng bộ lọc này.
10. Các thư trong thư mục được chọn sẽ được xử lý theo các thông số lọc và phân loại.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục nào để thực hiện hành động chạy qua bộ lọc cho thư mục đó. Chọn tùy chọn Chạy bộ lọc và chọn bộ lọc thích hợp để chạy qua bộ lọc đã chọn cho thư mục.
(Bo loc 4)
Bạn có thể tắt bộ lọc bằng cách nhấp vào dấu tích trong cột trạng thái. Sau khi bị vô hiệu hóa, bộ lọc này sẽ không được áp dụng cho các tin nhắn đến. Nếu được yêu cầu, nó có thể được kích hoạt sau này bằng cách nhấp lại vào dấu tích.
Bạn có thể muốn sử dụng cùng một bộ bộ lọc mà bạn đã tạo cho một tài khoản cụ thể trong các tài khoản POP khác. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng các tùy chọn xuất/nhập bộ lọc trong Zoho Mail để tạo lại cài đặt hành động và điều kiện tương tự cho các tài khoản khác.
(1) Đăng nhập vào Zoho Mail
(2) Nhấp vào biểu tượng Cài đặt
(3) Đi tới Bộ lọc
(4) Nếu bạn có nhiều tài khoản thư đã định cấu hình, hãy chọn tài khoản bắt buộc.
(5) Nhấp vào tùy chọn nhập được cung cấp ở góc trên cùng bên trái.
(6) Duyệt và chọn tệp '.dat' có chứa các quy tắc lọc.
(7) Nhấp vào Mở sau khi chọn tệp quy tắc bộ lọc .dat.
(8) Các bộ lọc mới sẽ được tạo dựa trên các quy tắc được chỉ định trong tệp.
(9) Nếu cấu trúc thư mục được đề cập trong tệp quy tắc không tồn tại trong tài khoản, cấu trúc thư mục sẽ được tạo khi bộ lọc được nhập.
(1) Đăng nhập vào Zoho Mail
(2) Nhấp vào biểu tượng Cài đặt
(3) Đi tới Bộ lọc
(4) Nếu bạn có nhiều tài khoản thư đã định cấu hình, hãy chọn tài khoản bắt buộc.
(5) Các bộ lọc được liên kết với tài khoản này sẽ được liệt kê trên màn hình.
(6) Chọn tùy chọn Xuất được đưa ra ở góc trên cùng bên trái.
(7) Tất cả các bộ lọc hiện có trong tài khoản đó sẽ được xuất dưới dạng tệp .dat.
Nếu bạn chỉ muốn xuất một số bộ lọc nhất định, hãy chọn hộp kiểm ở bên trái các bộ lọc tương ứng. Bây giờ, hãy nhấp vào Xuất. Các bộ lọc đã chọn sẽ được xuất dưới dạng tệp .dat.
Bạn cũng có thể xuất các bộ lọc mong muốn thay vì xuất tất cả các bộ lọc của mình. Chọn bộ lọc bạn muốn xuất bằng cách sử dụng các hộp kiểm tương ứng và nhấp vào tùy chọn Xuất đã chọn.
Để xóa nhiều bộ lọc cùng một lúc, hãy chọn hộp kiểm tra ở bên trái bộ lọc tương ứng và nhấp vào Xóa tùy chọn được cung cấp ở góc trên cùng bên trái.
Để xóa các bộ lọc riêng lẻ, hãy di chuột qua bộ lọc tương ứng và nhấp vào biểu tượng 'Xóa' trên bộ lọc.
Ngoài các Bộ lọc mà bạn thường tạo, Zoho Mail cũng cung cấp tùy chọn Bộ lọc thông minh. Bộ lọc thông minh giúp bạn phân loại thư tự động dưới dạng Bảng tin và Thông báo. Hơn nữa, có các Hành động Bộ lọc thông minh để tạo các tác vụ trực tiếp từ các bộ lọc dựa trên các điều kiện nhất định.
Nói chung, các thư tự động có thể được phân loại rộng rãi thành 'Thông báo' và 'Bảng tin'. Bộ lọc thông minh trong Zoho Mail có thể tự động phát hiện Thông báo và Bảng tin, dựa trên một số thông tin tiêu đề nhất định.
Tìm hiểu thêm về Bộ lọc thông minh tại đây.
Vui lòng nhập các thông tin bên dưới để chúng tôi tư vấn tốt hơn cho quy khách!
Hoặc gọi ngay cho chúng tôi:
0919 050 560
