Ứng dụng tích hợp theo nhu cầu người dùng trong Zoho Mail

Zoho Mail cung cấp tích hợp với các ứng dụng Bộ thư khác như Ghi chú Công việc/ Lịch/ Tài liệu... và với các Ứng dụng Zoho khác như CRM, Dự án... Bạn có thể truy cập trực tiếp Lịch, Công việc, Ghi chú và Dấu trang từ Hộp thư đến của mình trong Zoho Mail. Việc tích hợp các ứng dụng trong Zoho Mail diễn ra nhịp nhàng và giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.

Ghim ghi chú vào email

Zoho Mail cho phép bạn thêm ghi chú tương ứng với email. Bạn có thể thêm toàn bộ email dưới dạng ghi chú, cùng với bất kỳ thông tin nào khác mà bạn muốn thêm vào nó.

1. Thêm ghi chú từ danh sách

Trong Danh sách Email, nhấp chuột phải vào email mà bạn muốn thêm Ghi chú vào. Trong menu, chọn 'Thêm vào ghi chú' từ danh sách để thêm email làm ghi chú. Chủ đề của email sẽ được thêm làm Tiêu đề ghi chú và nội dung của email sẽ được thêm làm Nội dung ghi chú. Bạn cũng có thể xem ghi chú ngay bên dưới email.

Để thêm ghi chú dựa trên từ ngăn xem trước, bạn cũng có thể đi tới nút Thao tác khác trong ngăn xem trước thư, chọn Thêm vào và chọn Ghi chú.

 

  

Ghi chú được thêm từ email sẽ được liệt kê bên dưới email gốc trong ngăn xem trước thư. Bạn có thể chỉnh sửa các Ghi chú này hoặc thêm các Ghi chú khác liên quan đến email này từ chế độ xem này.

 

 

2. Tạo ghi chú từ văn bản đã chọn

- Bạn có thể tạo ghi chú với nội dung cụ thể từ email bạn đang đọc.

- Trong email bạn đang đọc, hãy đánh dấu một phần của nội dung.

- Sau khi bạn đánh dấu văn bản bằng cách chọn, menu tạo thông minh sẽ bật lên.

- Nhấp vào biểu tượng Tạo ghi chú, để tạo ghi chú với văn bản được đánh dấu.

 

 

- Một ghi chú mới được tạo với văn bản đã chọn.

3. Thêm ghi chú từ hộp nhận xét

Bạn có thể tạo ghi chú liên quan đến email từ hộp Nhận xét. Nhấp vào biểu tượng Thêm ghi chú liên quan ở cuối bên phải của hộp nhận xét. Một ghi chú được mở ở vị trí của hộp nhận xét. Nhập nội dung và nhấp vào Thêm ghi chú. Một ghi chú sẽ được tạo và liên kết với email cụ thể.

 

 

 

Liên kết email với công việc

Bạn có thể thêm công việc từ email theo nhiều cách. Khi bạn nhận được email, về một công việc đang chờ xử lý mà bạn có, bạn có thể thêm trực tiếp toàn bộ email đó làm Công việc hoặc thậm chí tạo Công việc dựa trên một nội dung cụ thể trên email.

1. Tạo công việc từ một email

Thông thường, chúng ta nhận công việc của mình qua email. Đó có thể là email từ Sếp của chúng ta hoặc email từ khách hàng liên quan đến hạng mục công việc mới hoặc hạng mục công việc đang chờ xử lý. Trong những trường hợp này, bạn có thể liên kết trực tiếp một công việc với email đó. Trong danh sách, nhấp chuột phải vào email và chọn 'Thêm công việc'.

- Một công việc mới được tạo với Chủ đề là Tiêu đề và nội dung email là Mô tả.

- Nhấp vào nút Thao tác khác ở góc trên cùng bên phải của màn hình trong ngăn xem thư.

- Chọn Thêm vào và chọn Công việc.

 

 

 

- Một công việc với chủ đề của email là Tiêu đề công việc và nội dung thư dưới dạng Mô tả được thêm vào.

Bạn có thể xem các thao tác mà bạn tạo từ email trong ngăn xem trước email, bên dưới email gốc. Bạn có thể chỉnh sửa thêm chúng hoặc thêm Công việc mới từ chế độ xem này.

 

 

2. Tạo công việc từ văn bản đã chọn

Bạn cũng có thể tạo một công việc từ nội dung cụ thể trong email.

- Trong email bạn đang đọc, hãy đánh dấu một nội dung cụ thể.

- Sau khi bạn chọn văn bản cần thiết, menu Tạo thông minh sẽ xuất hiện.

- Nhấp vào biểu tượng Tạo công việc.

 

 

- Hộp thoại Thêm công việc bật lên.

- Văn bản đã chọn được thêm vào dưới dạng mô tả công việc.

Khi bạn thêm Công việc hoặc Ghi chú từ email, email sẽ được đánh dấu trong ngăn danh sách. Sẽ có một hình tam giác được đánh dấu ở góc trên cùng bên trái của email. Bạn cũng có thể bấm vào phần đánh dấu để xem Ghi chú/Công việc liên quan đến email.

3. Liên kết công việc từ hộp nhận xét

Bạn có thể tạo một công việc được liên kết với một email từ hộp Nhận xét. Nhấp vào biểu tượng Thêm công việc liên quan ở cuối bên phải của hộp nhận xét. Một công việc được mở thay cho hộp nhận xét. Nhập nội dung và nhấp vào Thêm công việc. Một công việc sẽ được tạo và liên kết với email cụ thể.

 

 

Tạo sự kiện từ email

- Chọn một phần tin nhắn của bạn.

- Khi lựa chọn, năm biểu tượng bật lên.

- Nhấp vào biểu tượng Tạo sự kiện.

 

 

- Hộp thoại Tạo sự kiện xuất hiện trên màn hình.

- Văn bản đã chọn được thêm làm tên sự kiện.

Chia sẻ trong Streams

Bạn có thể chọn một phần email và chia sẻ nội dung dưới dạng 'Thông báo' trong Streams tới bất kỳ Nhóm nào của bạn.

- Trong email bạn đang đọc, hãy chọn nội dung cụ thể của email mà bạn muốn đăng trong Streams.

- Khi chọn, menu Tạo thông minh bật lên.

- Nhấp vào biểu tượng Tạo bài đăng từ các biểu tượng.

 

 

- Hộp thoại Thêm bài đăng xuất hiện trên màn hình.

- Bạn có thể chọn Nhóm mà bạn muốn đăng trong Streams.

Theo mặc định, thao tác 'Streams của tôi' được chọn trong danh sách Streams.

Tạo và quản lý danh sách liên hệ

Bạn có thể thực hiện Liên hệ dựa trên các hành động Từ, Đến hoặc CC các địa chỉ email bằng cách nhấp vào Địa chỉ email danh sách liên hệ từ vùng tiêu đề trong ngăn Xem trước.

1. Thêm vào danh sách liên hệ

Nếu địa chỉ email chưa có trong Danh sách liên hệ của bạn, bạn có thể thêm họ vào Danh sách liên hệ trực tiếp từ cửa sổ bật lên Thẻ quản lý liên hệ.

- Nhấp vào bất kỳ địa chỉ email người nhận hoặc địa chỉ email người gửi.

- Thẻ Quản lý liên hệ bật lên.

- Chọn Thêm vào danh sách liên hệ từ danh sách các thao tác.

 

 

- Địa chỉ email được thêm vào sổ địa chỉ của bạn cùng với tên có trong email đó.

2. Trò chuyện trực tiếp với cá nhân trong danh sách liên hệ

Nếu địa chỉ email cụ thể đã có trong Liên hệ trò chuyện của bạn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Bắt đầu trò chuyện để bắt đầu trò chuyện với người liên hệ cụ thể.

- Nhấp vào bất kỳ địa chỉ email của người gửi hoặc người nhận.

- Thẻ Quản lý Liên hệ xuất hiện.

- Chọn biểu tượng Bắt đầu trò chuyện có bên dưới địa chỉ email.

 

 

Hộp trò chuyện của bạn với người đó sẽ mở ra trong tab Zoho Mail.

3. Tính khả dụng trực tuyến của người liên hệ

Ngoài trò chuyện, bạn cũng có thể xem liệu người cụ thể sẽ liên hệ có trực tuyến và khả dụng trong Messenger hay không.

4. Tích hợp danh sách người liên hệ trong Streams

Trong khi xem một bài đăng trong Streams, những tên liên hệ được gắn thẻ sẽ được đánh dấu. Khi di chuột qua những tên liên hệ được gắn thẻ này, một thẻ liên hệ sẽ bật lên. Thẻ này cho phép bạn thực hiện năm hành động.

 

 

Sao chép địa chỉ email - Bạn có thể sao chép địa chỉ email của người liên hệ.

Xem tất cả các bài đăng trong Nhóm - Tùy chọn này cho phép bạn xem các bài đăng mà người liên hệ này đã thêm vào nhóm Luồng cụ thể đó. Tùy chọn này sẽ không được bật nếu liên hệ được gắn thẻ là người được mời và không phải là thành viên của nhóm đó.

Xem công việc được làm bởi thành viên này - Bạn có thể xem các công việc được tạo bởi người liên hệ cụ thể.

Xem công việc được giao cho thành viên này - Sử dụng tùy chọn này, bạn có thể xem các công việc do người khác giao cho liên hệ.

Tìm kiếm trên tất cả các ứng dụng Zoho - Bạn có thể tìm kiếm người liên hệ và hành động của họ trên tất cả các ứng dụng Zoho bằng cách sử dụng tùy chọn này.