Cập nhật 30/03/ 2022
Chuyển tiếp email (Email Forwarding) là tính năng tự động* chuyển tiếp tất cả thư được gửi đến và đã nhận trong một tài khoản đến một tài khoản khác được chọn là tài khoản đích. Đây là một trong những cách dễ nhất được quản trị viên thực hiện để tạo bản sao lưu các email - trong đó một bản sao của tất cả các email được gửi trong một tài khoản Zoho Mail cụ thể sẽ được chuyển tiếp đến một tài khoản khác - tài khoản dự phòng.
Trong trường hợp yêu cầu không phải là tự động chuyển tiếp tất cả các email mà là chuyển tiếp một số email nhất định, người dùng có thể thiết lập chuyển tiếp dựa trên bộ lọc/ chuyển tiếp có điều kiện. Khi người dùng định cấu hình chuyển tiếp có điều kiện, chỉ một số email có thể được chuyển tiếp đến các tài khoản khác khi chúng đáp ứng** một tập hợp các điều kiện do người dùng xác định trước. ví dụ: email từ một người gửi cụ thể có thể được chuyển tiếp đến một tài khoản khác hoặc các email có chủ đề hoặc mức độ ưu tiên cụ thể có thể được chuyển tiếp tự động đến một tài khoản đã chọn.
Khi tính năng chuyển tiếp email được thiết lập và được kích hoạt, các email được gửi từ thời điểm đó sẽ được chuyển tiếp đến tài khoản đích.
Những điểm cần nhớ - Chuyển tiếp Email
Trong trường hợp bạn muốn tạo hai địa chỉ email khác nhau cho cùng một người dùng, bạn có thể sử dụng tính năng bí danh email của Zoho Mail để dễ dàng tạo thêm các địa chỉ email khác.
Trong trường hợp miền doanh nghiệp của bạn được định cấu hình để lưu trữ email với Zoho Mail, quản trị viên email có thể bật chuyển tiếp email tự động từ tài khoản tổ chức này sang tài khoản khác trong cùng tổ chức. Điều này không cần bất kỳ quy trình xác minh*** nào.
1. Đăng nhập vào Zoho Mail trong tài khoản nguồn.
2. Đến phần “Cài đặt” (Settings)
3. Điều hướng đến “Tài khoản Mail” (Mail Account) >> “Quản lý Chuyển tiếp Email” (Manage Emails Forwarding).
4. Trong phần chuyển tiếp email, bên dưới “Thêm Chuyển tiếp Mới” (Add New Forward), hãy ghi rõ địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp bản sao email của mình.
5. Email xác nhận sẽ được gửi đến địa chỉ email đã thêm. Chuyển tiếp email sẽ chỉ được bật sau khi bạn xác minh tài khoản.
6. “Xóa bản sao email gốc” (Delete Original Email Copy) - Nếu tùy chọn được chọn thì email gốc sẽ bị xóa khỏi Zoho Mail.
7. Để giữ lại các email trong Zoho Mail sau khi chuyển tiếp, hãy đảm bảo rằng ô đánh dấu chọn được bỏ chọn.
Ghi chú:
Nếu bạn đã chọn “Xóa bản sao thư gốc”, đối với Chuyển tiếp Email, các email sẽ bị xóa ngay sau khi chuyển tiếp và sẽ không có sẵn cho thu hồi POP.
Các bước để Quản trị viên bật Chuyển tiếp Email trong tài khoản Tổ chức tập thể:
1. Đăng nhập vào Zoho Mail với tư cách là quản trị viên.
2. Chọn “Bảng điều khiển” (Control Panel) >> “Tài khoản Mail” (Mail Accounts)
3.Chọn tài khoản email nguồn mà bạn muốn bật chuyển tiếp email từ đó.
4. Nhấp vào “Thêm chuyển tiếp email” (Add Email Forwarding) và cung cấp tài khoản của tổ chức tập thể khác làm tài khoản đích.
https://www.youtube.com/watch?v=8TR2NOMA3WY&t=23s
● Không thể bật tính năng Chuyển tiếp Email cho các tài khoản POP.
● Khi Quản trị viên bật chuyển tiếp email cho người dùng, có thể thêm tối đa 3 tài khoản đích.
● Tương tự, người dùng có thể thêm tối đa 3 tài khoản đích cho chính mình.
● Có thể thêm tổng cộng 6 địa chỉ chuyển tiếp, gồm 3 địa chỉ của Quản trị viên và 3 địa chỉ của người dùng.
● Không thể bật chuyển tiếp dựa trên bộ lọc cho cùng một địa chỉ email (địa chỉ đã được thêm cho Chuyển tiếp Email).
● Nếu Chuyển tiếp email không thành công trong mười lần liên tiếp, tính năng chuyển tiếp email sẽ tự động bị vô hiệu hóa.
● Nếu email đã nhận là email đã được chuyển tiếp tự động, nó sẽ không được chuyển tiếp lại để tránh lặp lại.
Một khi bạn thêm địa chỉ email đích để tự động chuyển tiếp, bạn cần phải bắt đầu quá trình xác minh.
Trong tài khoản đích được chỉ định, bạn sẽ nhận được email có mã xác minh để xác nhận quy trình Chuyển tiếp Email. Trong trường hợp tài khoản nguồn và chủ tài khoản đích khác nhau, hãy gửi email có mã xác minh cho chủ tài khoản nguồn để hoàn tất quá trình xác minh. Sau khi lấy được mã xác minh, hãy làm theo các bước sau trong tài khoản nguồn.
1. Đăng nhập vào Zoho Mail trong tài khoản nguồn.
2. Đến phần “Cài đặt” (Settings).
3. Điều hướng đến “Tài khoản Mail” (Mail Account) >> “Quản lý Chuyển tiếp Email” (Manage Emails Forwarding).
4. Nhấp vào biểu tượng “Xác minh” (Verify) tương ứng với địa chỉ email.
5. Cung cấp mã xác minh trong không gian được cung cấp.
6. Nhấp vào “Xác nhận” và lưu cài đặt.
7. Trong trường hợp bạn không nhận được mã xác minh, hãy nhấp vào tùy chọn Gửi lại để nhận lại mã xác minh trong địa chỉ đích.
1. Đăng nhập vào Zoho Mail.
2. Đến phần “Cài đặt” (Settings).
3. Điều hướng đến “Tài khoản Mail” (Mail Account) >> “Quản lý Chuyển tiếp Email” (Manage Emails Forwarding).
4. Bỏ chọn hộp bên cạnh địa chỉ email để tắt tính năng Chuyển tiếp email, tạm thời đến địa chỉ email tương ứng.
5. Bạn có thể chọn đánh dấu để bật lại tính năng chuyển tiếp Email thay vì thực hiện toàn bộ quá trình.
6. Nếu bạn muốn loại bỏ tính năng Chuyển tiếp Email đến địa chỉ email đó vĩnh viễn, hãy nhấp vào dấu thập bên cạnh địa chỉ email.
Bạn chỉ có thể chuyển tiếp một số email dựa trên các điều kiện nhất định, sử dụng tính năng chuyển tiếp dựa trên bộ lọc. Bạn có thể thiết lập các điều kiện dựa theo người gửi hoặc chủ thể và chuyển tiếp email cho người khác. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích, khi bạn chỉ muốn chuyển tiếp các email cụ thể đến một tài khoản khác, dựa trên một bộ quy tắc hoặc điều kiện cụ thể.
1. Đăng nhập vào Zoho Mail trong tài khoản nguồn.
2. Đến phần “Cài đặt” (Settings).
3. Điều hướng đến “Bộ lọc” (Filters) >> “Bộ lọc mới” (New Filters).
4. Cung cấp các điều kiện hoặc quy tắc bạn muốn chỉ định.
5. Trong phần “Tác vụ” (Action), chọn “Chuyển tiếp đến” (Forward) và chỉ định địa chỉ email.
6. Trong trường hợp bạn mới thêm địa chỉ email, bạn cần xác minh địa chỉ email.
7. Nhấp vào “Lưu” (Save) để lưu cài đặt.
Đối với các email đến, phù hợp với các điều kiện được chỉ định, các email sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ email, sau quá trình xác minh. Tùy chọn “Chạy qua Bộ lọc” (Run through Filters) không áp dụng cho các bộ lọc có hành động “Chuyển tiếp” (Forward).
Ghi chú:
Đối với người dùng trong “Gói miễn phí” mới đăng ký, tính năng Chuyển tiếp Email sẽ không khả dụng. Tham khảo thêm tại đây để biết thêm thông tin chi tiết.
Note:
tự động*: trong bản gốc “automaticaly” sai chính tả
đáp ứng**: trong bản gốc “satisy” không có nghĩa
xác minh***: trong bản gốc “verifciation” sai chính tả
Vui lòng nhập các thông tin bên dưới để chúng tôi tư vấn tốt hơn cho quy khách!
Hoặc gọi ngay cho chúng tôi:
0919 050 560
