Cách chia sẻ thư mục hoạt động:

Bạn có thể chia sẻ các thư mục tùy chỉnh do bạn tạo với những người dùng khác trong tổ chức của bạn.

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục tùy chỉnh nào và chọn tùy chọn 'Chia sẻ Thư mục'. 

(Hinh cach chia se thu muc 1)

2. Trong hộp thoại xuất hiện, hãy nhập một vài ký tự tên của người mà bạn muốn chia sẻ thư mục. 
3. Chọn thành viên tổ chức mà bạn muốn chia sẻ thư mục. 

(Hinh cach chia se thu muc 2)

4. Chọn 'Quyền' cho mỗi người dùng. Quyền chia sẻ là 

• Đọc
• Viết
• Uỷ quyền

5. Nhấp vào Chia sẻ để gửi lời mời những người dùng khác vào Thư mục được chia sẻ của bạn. 

Sau khi bạn mời người dùng, họ sẽ nhận được thông báo về 'Thư mục được chia sẻ'. Người dùng có thể chấp nhận hoặc từ chối thư mục Chia sẻ, dựa trên tùy chọn của họ. 

(Hinh cach chia se thu muc 3)

Sau khi họ chấp nhận lời mời Chia sẻ, thư mục của bạn sẽ xuất hiện trong phần 'Được chia sẻ với tôi' của họ. 

(Hinh cach chia se thu muc 4)

Các email trong thư mục hiện có thể được cộng tác. Bạn hoặc bất kỳ thành viên nào mà nó được chia sẻ có thể nhận xét về bất kỳ email nào trong thư mục được chia sẻ. Tất cả các cộng tác viên sẽ được thông báo về các nhận xét. Bạn có thể định cấu hình 'Bộ lọc' để tự động di chuyển một số email vào thư mục được chia sẻ. Bằng cách này, các email mới phù hợp với các điều kiện trong bộ lọc sẽ được chuyển đến thư mục chia sẻ và tự động được chia sẻ với những người dùng khác. Bạn cũng có thể di chuyển email theo cách thủ công vào thư mục chia sẻ. 

Giờ đây, bạn cũng có thể chia sẻ từng email trong thư mục Được chia sẻ. Tuy nhiên, những người dùng khác sẽ không thể di chuyển email vào thư mục Chia sẻ này. 

Chia sẻ dưới dạng Chỉ đọc:

Khi bạn chia sẻ một thư mục với quyền 'Đọc', người dùng khác sẽ có thể chỉ đọc các email trong thư mục và thêm nhận xét. Tuy nhiên, email sẽ không được đánh dấu là đã đọc, ngay cả khi người dùng đã đọc email. 

Chia sẻ với Quyền Viết

Khi bạn chia sẻ một thư mục có quyền 'Viết', ngoài việc đọc email và nhận xét về chúng, họ có thể thực hiện những việc sau: 

• Thêm Cờ vào email.
• Email sẽ được đánh dấu là Đã đọc. 
• Cờ cũng sẽ được chia sẻ và hiển thị cho tất cả các cộng tác viên. 

Ghi chú:

Các thư mục đã được chia sẻ với bạn có thể được xem trên tất cả các ứng dụng IMAP trên Máy tính để bàn (Outlook, Mac Mail, Thunderbird, Spark) và trên các ứng dụng email gốc trong Android và iPhone.

Ứng dụng khách Thunderbird IMAP cũng hỗ trợ chia sẻ các thư mục từ ứng dụng khách với quyền Đọc và Ghi. Tìm hiểu thêm

Thư mục được ủy quyền:

Khi bạn 'Ủy quyền' một thư mục, bạn có thể chọn ' Từ Địa chỉ ' từ tài khoản của mình khi chia sẻ thư mục. Người dùng sẽ có thể đọc, nhận xét và trả lời thêm hoặc trả lời email thay mặt bạn. Ủy quyền cho phép người dùng thay mặt bạn trả lời các email trong thư mục bằng một địa chỉ email đã chọn.