Chia sẻ Email

Chia sẻ Email tạo điều kiện dễ dàng cộng tác xung quanh email, với các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp của bạn.

Thông thường, chúng tôi nhận được email từ khách hàng hoặc các địa chỉ liên hệ kinh doanh khác, những email này cần được gửi đến một nhóm người trong cùng một nhóm hoặc tổ chức, được tranh luận và thảo luận trước khi có thể gửi phản hồi rõ ràng cho người đó. Những email như vậy được chuyển tiếp và trả lời liên tục, chôn vùi bối cảnh ban đầu của email. Đôi khi, nó gây ra sự chậm trễ không cần thiết theo ngày, tuần và thậm chí hàng năm. Cũng có rất nhiều sự nhầm lẫn, do đó chúng tôi có thể bỏ lỡ một số thông tin quan trọng được chia sẻ bởi một người nào đó trong một trong các email.

Tính năng chia sẻ email đảm bảo rằng ngữ cảnh của cuộc thảo luận luôn được tập trung vào email. Các cộng tác viên chia sẻ phản hồi của họ thông qua nhận xét, điều này cung cấp sự rõ ràng theo ngữ cảnh về phản hồi và đảm bảo rằng không có sự chậm trễ hoặc không chắc chắn không mong muốn trong phản hồi.

Cách chia sẻ Email hoạt động

Mọi email bạn nhận hoặc gửi đều có thể được chia sẻ với bất kỳ ai trong tổ chức. Bạn cần @nhắc nhở những người có liên quan trong email thay vì chuyển tiếp email đó cho họ. Bạn có thể chia sẻ nó với người dùng cá nhân hoặc thậm chí một nhóm đã bật Luồng. Người dùng hoặc thành viên của nhóm sẽ nhận được thông báo về email được chia sẻ. Họ sẽ có thể xem cuộc trò chuyện qua email và thêm phản hồi của họ dưới dạng nhận xét về cuộc trò chuyện đó.

(Hinh cach chia se email hoat dong 1)

• Khi bạn chia sẻ email, toàn bộ cuộc trò chuyện sẽ được chia sẻ với những người dùng đã chọn.
• Ngay cả khi bạn chia sẻ từ chế độ xem Tìm kiếm, nơi các email được liệt kê dưới dạng email riêng lẻ, toàn bộ cuộc trò chuyện sẽ được chia sẻ cho những người dùng đã chọn.
• Người gửi email ban đầu hoặc những người nhận khác sẽ không nhận được thông báo về nhận xét của bạn hoặc email được chia sẻ trừ khi họ được bao gồm trong nhận xét. 
• Khi bạn chia sẻ email với người dùng khác, họ sẽ không thể mời một người mới xem email vì lý do bảo mật.
• Bạn có thể nhấp vào  liên kết Xem tất cả lượt chia sẻ , để xem danh sách các thành viên là một phần của email được chia sẻ và cuộc thảo luận liên quan.

Ưu điểm của chia sẻ Email

• Nội dung email gốc không thể bị giả mạo hoặc thay đổi.
• Các chuỗi email sắc nét hơn, vì tránh được các chuỗi rác không mong muốn hình thành do chuyển tiếp.
• Có thể chia sẻ cùng một cuộc trò chuyện với một người mới mà không cần phải chuyển tiếp nhiều email.
• Ngay cả một người mới được mời tham gia chủ đề cũng có thể dễ dàng hiểu được cuộc thảo luận và luồng thông tin.
•  

Cho phép / Từ chối lời mời

Trong khi chia sẻ email, theo mặc định, quyền thêm người được mời sẽ được cấp cho những người mà bạn chia sẻ email. Bạn cũng có thể Không cho phép các thành viên thêm lời mời vào email đó.

Trước khi chia sẻ email với các thành viên trong tổ chức của bạn, hãy nhấp vào  biểu tượng Không cho phép thành viên thêm lời mời  .

(Hinh cho phep- tu choi loi moi 1)

Bạn cũng có thể thay đổi tùy chọn của mình thành Cho phép thành viên thêm lời mời  sau khi chia sẻ email, trong trường hợp sau này bạn đổi ý. 

(Hinh anh cho phep- tu choi loi moi 2)

(Hinh anh cho phep- tu choi loi moi 3)

• Biểu tượng này cho biết rằng không thể thêm người được mời ngoại trừ người đã chia sẻ email.

(Hinh anh cho phep- tu choi loi moi 4)

• Biểu tượng này cho biết rằng bất kỳ ai được chia sẻ email đều có thể thêm những người được mời.

Luồng và Chia sẻ Email

Luồng chủ yếu được xây dựng để cộng tác với một nhóm người dùng sử dụng Trạng thái, Ghi chú, Nhiệm vụ và Nhận xét. Chia sẻ email là một trong những tính năng độc đáo của Luồng, giúp người dùng cộng tác xung quanh email.

Khi bạn chia sẻ email, các thành viên có liên quan sẽ nhận được thông báo về lượt chia sẻ. Người dùng có thể đọc email từ trang Luồng và nhận xét của người dùng.

(Hinh luong va chia se email 1)

Có thể xem các email do bạn chia sẻ với các nhóm khác hoặc một nhóm người dùng từ Bài đăng của tôi  trong tab Trang chủ.

Chia sẻ Email đã chọn

Bạn có thể chia sẻ các email đã chọn từ một chuỗi hội thoại với người dùng khác. Bạn có thể chọn các email từ chuỗi mà bạn muốn chia sẻ bằng cách nhấp vào (Hinh chia se email đa chon 1)  biểu tượng  Chia sẻ bên cạnh các email tương ứng. Ô bình luận sẽ hiển thị số lượng email được chọn để tham khảo. Khi bạn đã chọn các email, bạn có thể @mention người sử dụng có liên quan trong ô ghi chú và nhấn Share Email.

(Hinh chia se email da chon 2)

Để bao gồm hoặc loại trừ khỏi các email chia sẻ, bạn có thể chọn / bỏ chọn các email từ cuộc nói chuyện. Nó sẽ được cập nhật tự động.

https://youtu.be/9DFJz4q_HaQ

Mẹo hữu ích : Giữ email nhóm của bạn trong không gian chung và cộng tác qua chúng với nhóm của bạn trong môi trường làm việc minh bạch với tính năng quản lý hộp thư đến được chia sẻ của Zoho TeamInbox

Chia sẻ bản nháp

Bạn có thể sử dụng  tính năng Chia sẻ Thư nháp trong Zoho Mail để đồng đội của bạn xem xét nội dung của bạn trước khi bạn nhấn Gửi . Bạn có thể nhận thông tin đầu vào và đề xuất của họ dưới dạng Nhận xét  để có ý tưởng mới hoặc thực hiện thay đổi đối với bản nháp email của bạn.

1. Để chia sẻ bản nháp email, hãy nhấp vào Chia sẻ bản nháp . Ngay sau khi bạn nhấp vào Chia sẻ bản nháp, bản nháp email sẽ được lưu tự động.

(Hinh chia se ban nhap 1)

2. Chọn những người dùng bạn muốn chia sẻ bản nháp từ danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể tìm kiếm chúng bằng thanh tìm kiếm.

(Hinh chia se ban nhap 2)

3. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Chia sẻ. 

Sau khi nhấp vào chia sẻ, những người được mời sẽ nhận được thông báo cảnh báo về bản nháp được chia sẻ. Những người được mời có thể xem bản thảo email bằng cách nhấp vào thông báo. 

Bạn có thể xem danh sách những người mà bạn đã chia sẻ bản nháp bằng cách nhấp vào bất kỳ hình đại diện nào trong số những người được mời trong danh sách. Bạn cũng có thể thêm người dùng mới bằng cách nhấn vào nút  Mời hoặc  +  biểu tượng. 

(Hinh chia se ban nhap 3)

Bạn có thể tiếp tục thực hiện thay đổi đối với dự thảo và bất kỳ thay đổi được thực sẽ nhận được phản ánh tự động và tự động, khi dự thảo email được lưu. Ngoài việc bản nháp được tự động lưu một cách nhất quán, bạn cũng có thể lưu bản nháp email theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút Lưu . 

(Hinh chia se ban nhap 4)

Bạn có thể nhấp vào biểu tượng nhận xét để hiển thị hoặc ẩn phần nhận xét. Số lượng bình luận sẽ được hiển thị trên góc trên cùng bên phải của biểu tượng bình luận.

(Hinh chia se ban nhap 5)