Attachment Viewer

Link chưa dịch: https://www.zoho.com/mail/help/attachment-viewer.html

Trình xem tệp đính kèm

Trình xem tệp đính kèm cung cấp một chế độ xem duy nhất, tổng hợp cho tất cả các tệp đính kèm nhận được. Điều này giúp giải quyết vấn đề lộn xộn các tệp đính kèm do có nhiều email và chuyển tiếp.

Chế độ xem tập trung

Trình xem tệp đính kèm hợp nhất các email từ tất cả các ứng dụng vào một mục duy nhất. Bạn có thể xem các tệp đính kèm được gửi cho bạn qua email, được chia sẻ cho bạn qua Luồng hoặc được thêm vào Công việc hoặc Ghi chú của bạn trong chế độ xem tập trung. Các tệp được sắp xếp gọn gàng theo:

      + Hình ảnh

      + Các tài liệu

      + Tệp phương tiện

      + Tệp nén và

      + Các loại khác

Thao tác đính kèm:

Bạn có thể dễ dàng thực hiện một số thao tác trên tệp đính kèm trong phần Trình xem tệp đính kèm.

Theo mặc định, các tệp đính kèm sẽ được hiển thị dưới dạng Hình thu nhỏ. Bạn có thể chọn Chế độ xem danh sách hoặc Chế độ xem hình thu nhỏ ở góc trên bên phải của hộp thư.

Mở email được liên kết - Bạn có thể mở email/ nhiệm vụ/ bài đăng liên quan đến tệp đính kèm bằng cách sử dụng tùy chọn này.

(Trình xem tệp đính kèm 1)

Đính kèm và gửi email mới - Khi bạn muốn gửi tệp đính kèm với email, bạn có thể sử dụng tùy chọn này.

Bạn cũng có thể kéo tệp đính kèm từ Trình xem tệp đính kèm và thả trực tiếp tệp vào vùng Soạn để đính kèm vào email mới.

(Trình xem tệp đính kèm 2)

Ngoài ra, bạn cũng có thể Tải các tệp đính kèm xuống thiết bị của mình. Nhấp vào Tùy chọn khác để xem các tác vụ khác mà bạn có thể thực hiện: thêm tệp đính kèm vào bài đăng mới, ghi chú hoặc chia công việc, gắn thẻ, thêm vào bộ nhớ lưu trữ, ẩn và in tệp đính kèm.

(Trình xem tệp đính kèm 3)

Xem trước tệp:

Bạn có thể chọn bất kỳ hình thu nhỏ nào để xem trước các tệp đính kèm. Tệp đính kèm có thể được xem trước trực tiếp mà không cần phải tải xuống toàn bộ. Ngoài ra, nếu các tệp đính kèm là Tài liệu / Bảng tính hoặc Bản trình bày, bạn có thể xem trực tiếp các tệp này bằng ứng dụng Zoho Writer/ Sheet/ Trình xem

(Trình xem tệp đính kèm 4)

Trình xem tệp đính kèm cũng có thể được sử dụng để xem trước trực tiếp các tệp phương tiện, trong trường hợp bạn nhận được tệp đính kèm video hoặc tệp âm thanh. Chỉ các tệp nén và một số loại tệp khác thì cần tải xuống để xem bởi vì ta không thể xem trước các tệp đính kèm như vậy.

Thao tác nhanh:

Bạn có thể đánh dấu tệp đính kèm là mục ưa thích, trực tiếp mở email được liên kết, gửi email mới có tệp đính kèm, tải tệp lên bộ nhớ lưu trữ hoặc thêm thẻ vào tệp đính kèm từ chính chế độ xem hình thu nhỏ.

Tất cả các thao tác nhanh cũng có sẵn trong chế độ xem trước tệp đính kèm. Hơn nữa, bạn có thể tìm kiếm và liệt kê các tệp đính kèm khác từ người gửi hoặc liệt kê tất cả các tệp đính kèm cùng loại từ chế độ Xem trước.

(Trình xem tệp đính kèm 5)

Chia sẻ tệp đính kèm

Từ cửa sổ trình xem tệp đính kèm, bạn có thể chọn nhiều tệp đính kèm và chia sẻ chúng với bất kỳ ứng dụng nào khác trong Zoho Mail.

Các bước để chia sẻ tệp đính kèm:

1. Mở Trình xem tệp đính kèm trong tài khoản Zoho Mail của bạn.

2. Chọn tệp đính kèm mà bạn muốn chia sẻ.

3. Nhấp vào tùy chọn Đính kèm vào trên menu trên cùng.

(Trình xem tệp đính kèm 6)

4. Chọn WorkDrive để thêm tệp đính kèm vào tài khoản WorkDrive của bạn.

5. Chọn Tin nhắn mới nếu bạn muốn chia sẻ các tệp đính kèm này với bài đăng trên Luồng. Bạn có thể nhập nội dung bài đăng và chọn các tùy chọn khác trước khi đăng tin.

6. Nếu bạn chọn Email mới, các tệp đính kèm sẽ mở trong trình soạn email.

7. Bạn có thể chọn tùy chọn Ghi chú mới nếu bạn muốn thêm tệp đính kèm vào ghi chú mới. Bạn có thể chỉnh sửa thêm ghi chú và thực hiện các tùy chọn của mình.

8. Bạn có thể chọn tùy chọn Tác vụ mới nếu bạn muốn thêm tệp đính kèm vào một nhiệm vụ mới. Bạn có thể nhập chi tiết nhiệm vụ như ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, v.v.

Bạn cũng có thể tải xuống nhiều tệp đính kèm từ Trình xem tệp đính kèm bằng cách chọn nhiều tệp đính kèm và nhấp vào tùy chọn Tải xuống dưới dạng Zip từ trình đơn trên cùng.

Bộ lọc tệp đính kèm

Ứng dụng xem tệp đính kèm thường có sẵn bộ lọc để đặt điều kiện để lọc tệp đính kèm của mình và xác định vị trí của chúng một cách dễ dàng. Các điều kiện này có thể được thiết lập dựa trên nhiều bộ phận khác nhau.

Các bước để lọc tệp đính kèm:

1. Nhấp vào biểu tượng Bộ lọc ở góc trên cùng bên phải của màn hình Trình xem tệp đính kèm.

2. Đặt các điều kiện lọc trong mỗi bộ phận.

• Nếu bạn đang tìm kiếm tệp đính kèm từ một nhóm cụ thể, hãy chọn nhóm tương ứng trong phần Nhóm.

• Trong phần Tệp đính kèm, hãy chọn xem tệp đính kèm có được chia sẻ qua email, ghi chú hoặc bất kỳ thực thể nào khác hay không.

• Trong phần Loại tệp đính kèm, hãy chọn loại tài liệu bạn đang tìm kiếm.

• Nếu bạn đã gắn thẻ tệp đính kèm bắt buộc, hãy chọn thẻ từ trình đơn thả xuống Thẻ, để lọc dễ dàng hơn.

3. Sau khi thiết lập các điều kiện cần thiết, hãy nhấp vào Bộ lọc.

4. Các tệp đính kèm thuộc danh mục bộ lọc này sẽ được hiển thị.

(Trình xem tệp đính kèm 7)