Tin tức

Trang chủ / Tin tức

Cập nhật 01/04/ 2021

Nguyên tắc kiểm soát thư rác và các phương pháp hay nhất

Mục lục

Email đến - Xử lý thư rác 

- Danh sách bị chặn phổ biến và tùy chọn 

- Danh sách bị chặn tổ chức và danh sách chặn cấp người dùng 

- Kiểm tra SPF / DKIM 

- Đối sánh thư rác 

- Báo cáo sự cố rác 

Thư rác trong Hộp thư rác 

Nguyên tắc để tránh rác đến

Email gửi đi - Nguyên tắc về khả năng gửi tốt hơn 

- SPF / DKIM / DMARC 

- Email hàng loạt

- Nhập hình ảnh bên ngoài vào email

Email đến - Xử lý thư rác

Zoho Mail sẽ tự động quét tất cả các email đến để tìm rác dựa trên các thông số khác nhau. Ngoài các bộ lọc rác đã được tích hợp sẵn, quản trị viên của tổ chức có thể kiểm soát cài đặt rác, thêm email và tên miền vào Danh sách bị chặn và Danh sách cho phép, theo dõi bằng cách sử dụng cách ly hoặc trả lại email dựa trên các quy tắc và chính sách email khác nhau.

1. Danh sách bị chặn phổ biến và tùy chọn

Địa chỉ IP / Miền / Địa chỉ email đến được xử lý dựa trên các danh sách bị chặn khác nhau. Trong trường hợp Địa chỉ IP / miền / địa chỉ email được tìm thấy trong bất kỳ Danh sách bị chặn phổ biến nào, các email đến đó sẽ bị chặn và bị trả lại.

2. Danh sách bị chặn tổ chức và danh sách chặn cấp người dùng

Ngoài Danh sách chặn tùy chỉnh, Địa chỉ IP và miền cũng được kiểm tra dựa trên danh sách đầy đủ của chúng tôi, ở nhiều cấp độ khác nhau. Danh sách bị chặn của tổ chức do quản trị viên xác định, các danh sách chặn do người dùng cá nhân tạo cũng được sử dụng để lọc rác.

3. Kiểm tra SPF / DKIM

Các email đến được xác thực cho các bản ghi SPF và DKIM và cũng được phân tích cho chính sách DMARC dựa trên cài đặt miền. Trong trường hợp có lỗi SPF / DKIM, những email đó được phân loại là rác và được coi là email giả mạo được tạo ra từ các nguồn đáng ngờ. Bạn có thể tùy chỉnh mức độ lọc SPF / DKIM từ phần Kiểm soát thư rác trong bảng điều khiển.

4. Đối sánh thư rác

Hơn nữa, các email cũng được tự động lọc các mẫu email rác / Lừa đảo. Chỉ những email không được đánh dấu bất kỳ danh sách nào trong số đó mới đến được Hộp thư đến của bạn là Không phải rác hoặc những email hợp lệ.

5. Báo cáo sự cố rác

Khi các email được tạo từ một miền cụ thể bị phát hiện là rác, các sự cố như vậy sẽ được báo cáo tới các địa chỉ email abuse@thedomain.com và postmaster@thedomain.com. Với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ cho miền, chúng tôi cần thực hiện các hành động thích hợp đối với các báo cáo đó, liên lạc với quản trị viên của miền và báo cáo lại cho các nhà cung cấp dịch vụ khác, về hành động được thực hiện đối với khiếu nại lạm dụng / báo cáo rác / thông báo phần mềm độc hại.

Do đó, chúng tôi giám sát các email được gửi đến abuse@ và bí danh postmaster@ thuộc miền của bạn. Và, bạn sẽ không thể sử dụng các địa chỉ email này làm tài khoản cá nhân hoặc bí danh cho các tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo Nhóm có tên lạm dụng và quản trị viên đăng bài và tự thêm mình làm thành viên vào Nhóm. Làm như vậy, thành viên được thêm vào sẽ nhận được một bản sao của email được gửi đến các địa chỉ email đó. Nhóm giám sát lạm dụng Zoho cũng sẽ nhận được một bản sao của email tương tự.

Thư rác trong Hộp thư rác

Ngay cả sau khi lọc rác nhiều lần, một số email rác có thể nằm trong Hộp thư đến của bạn, thoát và vượt qua tất cả các bộ lọc. Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng 'Đánh dấu là rác' để đánh dấu các email đó là rác. Bộ lọc rác của chúng tôi được thiết kế để tìm hiểu dựa trên các dấu hiệu và mẫu của bạn. Điều này sẽ giúp các email trong tương lai từ các nguồn tương tự hoặc theo các mẫu tương tự được xác định là email rác cho người dùng cụ thể.

Nguyên tắc để tránh thư rác đến

1. Tránh cung cấp địa chỉ email của bạn trên các diễn đàn / blog công khai 

Những kẻ gửi thư rác có các tập lệnh tự động quét qua các trang, tìm kiếm các liên kết và địa chỉ email để thêm chúng vào danh sách của chúng. Một khi bạn nằm trong danh sách rác, bạn sẽ không bao giờ có thể thoát ra khỏi danh sách đó. Nếu bạn phải chia sẻ, tốt hơn hãy gửi nó dưới dạng tin nhắn trực tiếp hoặc sử dụng các định dạng văn bản thuần túy như tên người dùng (tại) me (chấm) com thay vì các địa chỉ email được định dạng.

2. Tránh cung cấp địa chỉ Email của bạn cho Trang web Đăng ký khác

Tốt hơn là nên tránh cung cấp địa chỉ email chính thức của bạn để đăng ký trên một trang web. Nếu chính sách bảo mật của trang web không đảm bảo với bạn rằng họ không cung cấp địa chỉ email của bạn cho bên thứ ba, bạn nên sử dụng bí danh email tạm thời, có thể được xử lý sau khi không còn cần thiết. Khi bạn sử dụng bí danh dùng một lần, sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định nguồn rác và xóa bí danh khi không còn cần thiết.

3. Không sử dụng thư trả lời tự động cho các tin nhắn bên ngoài

Khi bạn thiết lập trả lời trong kỳ nghỉ hoặc trả lời tự động cho email, hãy đảm bảo rằng bạn đặt trả lời tự động chỉ được gửi đến các liên hệ của bạn chứ không phải cho tất cả các email. Bằng cách này, bạn có thể tránh các liên hệ không xác định nằm trong Danh sách được phép / Danh sách cho phép của bạn, dựa trên phản hồi của bạn đối với các địa chỉ email không xác định.

4. Tắt tự động tải xuống và hiển thị hình ảnh bên ngoài

Trong hầu hết các email rác/ lừa đảo, những kẻ gửi rác nhúng các hình ảnh bên ngoài và gửi email. Khi người dùng mở email và hiển thị hình ảnh, họ sẽ tự động theo dõi người dùng dựa trên hình ảnh được hiển thị và nhấp chuột.

5. Hủy đăng ký nhận các bản tin / thông báo không mong muốn

Nếu bạn tiếp tục nhận được hàng tấn email không mong muốn từ một trang web mà bạn đã đăng ký hàng chục năm trước, hãy thử hủy đăng ký khỏi những danh sách đó. Trong khi Đăng ký, hãy tìm các hộp kiểm 'Đăng ký nhận bản tin' hoặc 'đăng ký thông báo' và bỏ chọn chúng, nếu bạn không muốn nhận bản tin từ trang web.

Tương tự, bạn có thể tắt thông báo email hoặc xem xét việc nhận thông báo email hàng tuần hoặc hàng tháng để giảm tần suất gửi email như vậy hoặc xử lý chúng tốt hơn.

Email gửi đi - Nguyên tắc về khả năng gửi tốt hơn

1. SPF / DKIM / DMARC

Khi bạn gửi email đến danh bạ của mình, máy chủ người nhận cũng xác nhận email của bạn để kiểm tra xem nó có phải là thư rác hay không. Các miền cần có cấu hình SPF / DKIM / DMARC phù hợp để đảm bảo rằng chúng không bị đánh dấu là rác.

2. Tránh gửi email số lượng lớn / email tin đại chúng hoặc các bản tin từ Zoho Mail.

Nếu bạn phải gửi hàng loạt email hoặc bản tin, tốt hơn hết là bạn nên tránh gửi những email như vậy bằng các chương trình tự động sử dụng thông tin đăng nhập email thông thường của bạn. Bạn có thể sử dụng các dịch vụ cụ thể (như Chiến dịch Zoho), có các nguyên tắc dành cho người gửi hàng loạt, các tính năng để tạo danh sách người đăng ký và loại bỏ người không đăng ký dựa trên sở thích của họ, cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ gửi email và tỷ lệ mở.

3. Nhập hình ảnh bên ngoài vào email

Trong ký hiệu, tốt hơn hết là bạn chèn trực tiếp một hình ảnh thay vì chèn một hình ảnh bên ngoài và thêm một liên kết vào nó. Một số máy chủ email không chấp nhận email được nhập với hình ảnh bên ngoài. Trong trường hợp bạn nhận thấy rằng email của mình đang bị trả lại bởi một số máy chủ cụ thể, bạn có thể kiểm tra một lần bằng cách gửi email không có bất kỳ hình ảnh bên ngoài nào để kiểm tra xem máy chủ đó có hạn chế trong việc chấp nhận email có hình ảnh bên ngoài hay không.

 

 

 

Đăng ký tư vấn

Vui lòng nhập các thông tin bên dưới để chúng tôi tư vấn tốt hơn cho quy khách!

Timeout ! Get new captcha
Zalo chat